Software de Gestión Documental

Los beneficios de usar un software de gestión de datos

Conoce los beneficios de contar con un software de gestión de datos para optimizar el procesamiento y análisis de datos que tu empresa genera.

Actualmente, es cada vez más sencillo que las organizaciones lleven a cabo una buena administración de sus datos a través de herramientas de software sofisticadas.

Estas buscan ayudar a las empresas a procesar óptimamente las grandes cantidades de información que generan constantemente, así como, colaborar con otros programas de análisis de datos para ofrecer mejores resultados y alcanzar el éxito.

Un ejemplo de este tipo de herramientas es el software de gestión de datos que está diseñado para ayudar a transformar los datos en análisis eficaces y así favorecer el crecimiento de la empresa con ayuda de las herramientas digitales.

¿Cuál es la importancia de adquirir un software de gestión de datos?

Las habilidades de un software de gestión de datos van más allá del almacenamiento de datos. A partir de un lenguaje de programación, comanda y administra las bases de datos y se encarga de desarrollar documentos de consulta como reportes o formularios en función a la información recolectada.

Además, realiza un mantenimiento a las bases de datos por medio de la corrección de errores y de la actualización inmediata de la información. De modo que siempre esté en óptimas condiciones y los usuarios puedan utilizarla en el momento en que lo necesite la empresa.

Por otro lado, también tiene la función de administrar correctamente cada tipo de acceso y otorgar los permisos los usuarios que puedan visualizar o manipular la información, así como permitir un monitoreo del estado de la empresa.

Esto le permitirá a tu organización mantener sustentablemente sus procesos, mejorar la productividad de los empleados y aperturar mejores oportunidades al incrementar la eficacia de la toma de decisiones.

Las ventajas de usar un software de gestión de datos

De forma general, lo que podemos definir como las funciones y características del software de gestión de datos se basan en el soporte para un buen acceso a la base de datos; dar integridad y consistencia a la información; propiciar el intercambio de datos entre diferentes herramientas de almacenamiento y análisis de datos.

Dar una gestión de datos eficaz es posible a través un procesamiento sofisticado que establezca los lineamientos para el mantenimiento y uso de la información.

1. Soporte para un acceso multiusuario

El software de gestión de datos puede permitir que una cantidad ilimitada de usuarios acceda de forma simultánea. Gracias a su capacidad de actualización inmediata, ante los cambios en la información, permite que varios usuarios puedan visualizarla y manipularla sin afectar la integridad de los datos.

Así accedan al software desde distintos equipos y departamentos de la empresa. Lo que hace posible que cada área pueda trabajar al mismo tiempo en la base de datos sin interrumpir su productividad, creando un soporte para un acceso multiusuario.

2. Administración de usuarios para trabajar y visualizar el estado de la empresa

Los empleados podrán acceder a la base de datos en el momento en que necesiten consultar información precisa. También, cuando deban crear reportes o documentos informativos de cualquier proceso o situación de la empresa en un menor tiempo, pero garantizando su calidad.

Por otra parte, brindan un mayor control en los encargados de administrar y cuidar la salud del negocio, como los dueños o socios. A través del software de gestión de datos pueden monitorear constantemente cómo se están desarrollando los procesos de la empresa.

Sin importar la cantidad de colaboradores que pertenezcan a la organización, estos tendrán a la mano lo necesario para involucrarse y realizar sus procesos de una forma más eficiente.

Ya que contarán con una visión integral de todas las áreas a través del software y podrán estar al tanto de las actualizaciones y necesidades de la empresa.

3. Mantenimiento y consistencia de los datos almacenados

Un software de gestión de datos mantiene la integridad de los datos al poner las restricciones sobre el modo de su almacenamiento. Con lo que también se reducen las repeticiones otorgando así una mejor consistencia a la información.

Ya que va creando formatos estandarizados para organizar los datos lo que da una mejor coherencia y una relación óptima con los otros sistemas o aplicaciones. Esto simplifica los procesos de gestión, puesto que esas mismas normas se aplican en cada sección de la empresa.

Permitiendo que se pueda visualizar integralmente o particularmente cada actividad, proceso y resultado que se haya realizado entre todos los departamentos, en el momento que se desee o se necesite.

4. Simplifica los procesos de intercambio de datos

El software de gestión de datos también se caracteriza por permitir a los usuarios una versatilidad para trabajar con la información. Al llevar una gestión correcta de los datos, le facilita a los empleados el encontrar la respuesta a cualquier tipo de consulta a la base de datos con gran rapidez.

Actualmente se puede enlazar el software de gestión de datos con la nube, lo que permite a los usuarios permitidos trabajar a remoto.

Así, los administradores de la base de datos tendrán mayor movilidad para trabajar en cualquier momento y lugar. De modo que nunca perderán la comunicación y dirección de la información útil de la empresa.

Con una mejor forma de acceso y organización de los datos podrás tener a la mano la información más valiosa de tus procesos y la capacidad de tomar decisiones bien fundamentadas.

SAS: el lenguaje para el procesamiento de datos y análisis avanzado

La forma en que el software de gestión de datos puede cumplir con las funciones y características ya mencionadas es a través del lenguaje SAS.

Es el lenguaje de programación que se encarga de la preparación de los datos para que estos puedan ser procesados y sean aptos para las tareas analíticas posteriores. También, tiene la capacidad de procesar grandes cantidades de datos con un mínimo de recursos de cómputo y código.

Lo que le da la habilidad al software de operar y cumplir todas sus funciones sin importar el volumen de información que genere tu empresa, ni la cantidad de bases de datos y demás herramientas de gestión que tengas.

Lee más sobre: Sistemas de gestión de base de datos: tipos, alcances y funciones

El lenguaje SAS trabaja sobre tablas de datos para sus procedimientos de manipulación, ya que puede interpretarlas, transformarlas, combinarlas y crear informes y datos analíticos a partir de ellas.

Optimiza la administración y utilidades de tu información con un software de gestión de datos

Tener una buena administración de la información interna de tu empresa es una necesidad. Puesto que, al visualizar en cualquier momento tu situación, podrás anticipar riesgos y oportunidades que antes jamás habrías imaginado.

Para conseguirlo, acércate a los expertos en soluciones de herramientas y software de gestión de datos. En Bantu Group, encontrarás a los mejores asesores en tecnología, no dudes solicitar una asesoría.

¿Qué es un sistema de gestión de la información?

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¿Qué es un sistema de gestión de la información?

El sistema de gestión de la información (MIS) es un conjunto de herramientas organizativas, técnicas, tecnológicas y de información que se integran en un único sistema para recoger, almacenar, procesar y producir información destinada a realizar funciones de gestión. El sistema de información acumula y procesa la información normativa, de planificación y contable entrante para convertirla en información analítica que sirve de base para prever el desarrollo del sistema de gestión, ajustar los objetivos y planificar un nuevo ciclo de reproducción.

Condiciones para el tratamiento de la información en el sistema:

La información debe ser íntegra y adecuada.

La información se facilitará en el momento oportuno.

La información deberá ser fiable.

El tratamiento de la información deberá ser económico.

La información deberá ser adaptable a las necesidades cambiantes de información de los usuarios.

Tipos de sistemas de gestión de la información

La clasificación de los sistemas de gestión de la información se basa en los rasgos más característicos que son propios de los sistemas de información. Como, por ejemplo:

Por la naturaleza de la representación y la organización lógica de la información:

Los sistemas de información factográficos están concebidos para acumular y almacenar datos en forma de múltiples instancias de uno o varios tipos de elementos estructurales, que reflejan información sobre algunos hechos, acontecimientos, etc., separados de otra información.

El documento de entrada es el único elemento informativo del sistema de información documental. Cuando se elabora una base de información, la estructuración no se realiza o se hace de forma limitada.

Los sistemas de información geográfica contienen objetos de información independientes vinculados a una base topográfica electrónica común (mapa electrónico).

Por funciones y tareas:

Sistemas de información de referencia que proporcionan a los usuarios determinadas clases de objetos (teléfonos, direcciones, literatura, etc.). Por ejemplo, ficheros, directorios electrónicos, cuadernos electrónicos de software o hardware, etc.

La recuperación de información está destinada a la búsqueda y obtener información según los distintos patrones de investigación.

El sistema de información tecnológica está concebido para automatizar todo el ciclo de un proceso o los componentes particulares de una estructura de producción u organización.

Por escala:

Estación de trabajo automatizada local es un conjunto de software y hardware diseñado para implementar funciones de administración en un lugar de trabajo independiente.

Un complejo de estaciones de trabajo automatizadas interconectadas que implementan en su totalidad las funciones de gestión

Red informática de puestos de trabajo automatizados que garantiza la integración de las funciones de gestión en una empresa.

Sistema de Información Corporativa, que ofrece una gestión distribuida con todas las funciones de una empresa a gran escala.

Sistemas de información de gestión empresarial

Es habitual distinguir entre 3 niveles de sistemas de gestión: estratégico, táctico y operativo. Estos niveles tienen sus propias tareas para las que es necesario obtener los datos pertinentes, por ejemplo, consultando el sistema de información. A través de las tecnologías de la información, se procesan las consultas y se genera una respuesta a una consulta concreta. Por consiguiente, en cada uno de los tres niveles de gestión se genera información que sirve de base para tomar las decisiones adecuadas.

Con la ayuda de las tecnologías de la información, que se aplican a los recursos informativos, se crea nueva información o se da en una forma cualitativamente nueva. Tales productos del sistema de información se denominan productos y servicios de información.

Las condiciones del sistema de información de una empresa (en concreto, un sistema de información de gestión empresarial) son las siguientes:

Posibilidad de acumular cierta experiencia y conocimientos, generalizándolos en forma de procedimientos formalizados y algoritmos de resolución.

Mejoras y desarrollo continuos.

Una rápida adaptación a los cambios del entorno y a las nuevas necesidades de la organización.

Conformidad con las necesidades vitales de las personas, su experiencia, sus conocimientos y su psicología.

Así, un sistema de información de gestión empresarial es un sistema que contiene una descripción del ciclo completo del mercado, desde la planificación empresarial hasta el análisis del rendimiento de la empresa.

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Software de Gestión Documental

OpenKM forma parte de los software de gestión. Un software de gestión es un programa que facilita la realización de tareas administrativas. OpenKM es un sistema de gestión documental que permite gestionar el contenido empresarial y el flujo de trabajo de una forma más eficiente. Los gestores documentales le garantizan la protección de datos al establecer la seguridad de la información del contenido empresarial.

OpenKM es una solución de gestión que permite a las empresas controlar la creación, almacenamiento, revisión y distribución de los documentos, incrementando la eficiencia en la capacidad de reutilizar la información; así como el control del flujo de los documentos.

OpenKM integra todo lo esencial para la gestión de los documentos, la colaboración entre usuarios y las funcionalidades de búsqueda avanzada, en una única solución fácil de usar. La aplicación incluye herramientas administrativas para definir los roles de los distintos usuarios, cuotas para cada usuario, seguridad a nivel de documento, un completo log de de actividad y la configuración de tareas automáticas.

OpenKM permite construir un repositorio con la información de la empresa, para facilitar la creación de conocimiento y mejorar la toma de decisiones en el negocio. Unificando los grupos de trabajo e incrementando la productividad en la empresa a través de prácticas compartidas, mejorar las relaciones con los clientes, obtener ciclos de ventas más rápidos, mejorar el tiempo de comercialización de sus productos y disponer de una mejor información para la toma de decisiones.

Con el sistema de gestión documental de OpenKM puede: