Software de gestión documental: cómo lograr objetivos-DominioDigital

Los 5 mejores softwares para organizar información de producto en multinacionales

En una multinacional, los esfuerzos (y los problemas) se multiplican: más versiones de producto, más idiomas, más países y zonas geográficas de distribución, más acuerdos con terceros, más departamentos, más fuentes de datos y más unidades de control de la información.

¿Cuáles son las herramientas que puedes incorporar a tu estrategia de gestión multinacional para agilizar los procesos y reducir el número de errores y retrasos que surgen por culpa de una información mal organizada? Estos son los 5 pilares básicos de gestión de información de producto que sostienen la solidez de cualquier gran multinacional:

ERP (Enterprise Resource Planning)

El sistema central de almacenamiento modular de los datos de producto y empresa. Es el corazón de cualquier compañía, sea o no multinacional, y por tanto el primer paso para que la estrategia avance adecuadamente. En un ERP se concentra todo el contenido útil y vital de una empresa: logística, ventas, materiales de producto, planificación, contabilidad y producción.

Sin embargo, no basta con pensar que un ERP es un ordenador central donde se guarda la copia maestra de todo: es necesario un sistema profesional que garantice una organización eficiente y copias de seguridad ante casos de emergencia. Integrar un software de ERP a una empresa suele conllevar mucho esfuerzo, pero merece la pena, ya que se alcanzará la centralización definitiva y hará que la implantación y desarrollo de los demás software sea muchísimo más rápida y fluida. Algunos ejemplos conocidos son SAP y Deskera.

DAM (Digital Assets Management)

La cantidad de recursos de texto, imagen y vídeo que emplea una empresa a lo largo de su vida e incluso de un simple año es enorme, y más aún si se dedica a la venta o distribución de productos. Es imprescindible mantener en orden tanto los materiales que atañen a la propia marca como los que sirven para el ciclo de vida del producto.

Un sistema DAM es el tipo de software que mantiene organizados todos los archivos de forma mucho más fiable que un puñado de carpetas y discos duros. Un DAM facilita localizar cualquier imagen, texto o vídeo rápidamente, mediante diversos comandos de búsqueda precisa y organizando todas las versiones existentes de un mismo tipo de archivo. Para que no vuelvan a repetirse esas situaciones embarazosas en las que un departamento está utilizando el logotipo de la empresa desfasado, o el catálogo de la versión inglesa está mostrando las fotografías de producto de la temporada anterior. Ejemplos: Libris o Bynder.

→ Descubre cómo Libris consiguió más clientes, gracias al Partner Program de Sales Layer

PIM (Product Information Management)

Es el software estelar para la gestión de información de producto, y es que su nombre lo dice todo. Sin un PIM, la supervivencia de una empresa de retail será muy difícil, en especial cuando la red ya es multinacional.

Un sistema PIM permite centralizar todos los datos de producto procedentes de diversas fuentes, tanto del interior de la empresa como de terceras partes. Pero la magia va más allá: no sólo reúne la información, sino que la enriquece mediante los criterios de unificación de catálogo que decidas y detectando omisiones y errores en campos de datos y entre distintas versiones de un catálogo (entre idiomas o entre la versión de catálogo en el PIM y la que se está diseñando para imprimir). La guinda del pastel: la automatización que permite realizar todos estos procesos sin intervención manual, ahorrando tiempo y esfuerzos, y abordar tareas en minutos, desde trasladar información en bloque a InDesign hasta rellenar plantillas de producto en marketplaces como Amazon.

¿Sabes que además hay software PIM que se sincroniza con tu ERP y que incluye funciones DAM? En Sales Layer sabemos que la principal prioridad de una multinacional es ahorrar tiempos de instalación y aprendizaje del software, y reducir el número de sistemas que emplea la plantilla. Por eso nuestro PIM es más que un PIM y es un todo de uno de la gestión de producto: ¡conócelo más a fondo aquí!

CMS (Catalog Management System)

Un PIM te permitirá ponerle las cosas fáciles a tu equipo de diseño, ya que envía información de producto de forma automática y lista para usar en programas de creación de catálogos como InDesign.

En las multinacionales, la necesidad de preparar catálogos distintos, ya sea en varios idiomas o de contenido adaptado a cada mercado y estación del año, puede hacer que sea interesante disponer de un sistema CMS. Es una herramienta útil para centralizar la gestión de catálogos en una estrategia omnicanal y conseguir que todos los departamentos internos y los distribuidores y representantes externos que quieras tengan acceso a la misma información. Cuantos más canales se añadan a una estrategia multinacional, más urgente será contar con un sistema que permita controlar precios, ventas, el stock e inventorio, datos y comunicación con empresas de mensajería contratadas y feedback de clientes. Un par de ejemplos son Catalog Bar y Wix.

PLM (Product Lifecycle Management)

En una multinacional, es fácil perder el rastro de miles de productos que salen a la venta en distintas fechas y mediante campañas diferentes. Un sistema vinculado a PLM permite trazar el plan general, que conecta a todas las demás herramientas de gestión de información de producto.

No es un software de gestión de datos de producto, sino un sistema útil para contemplar todo el ciclo de vida del producto y comprobar el estado de sus fases de diseño, creación, producción, marketing, venta y distribución (y la retirada de productos obsoletos, defectuosos o problemáticos). De este modo es más preciso estar al día sobre el avance de cada equipo en una multinacional y si se están consiguiendo los objetivos de time-to-market en distintos catálogos y países.

Hay muchos tipos de software paralelos especializados en tareas PLM, desde un BPM (Business Process Management) a un CRM (Customer Relationship Management). Lo destacable es que cada multinacional puede equiparse con un abanico de herramientas diferente, adecuado a sus necesidades, para lograr los mejores resultados.

Top 10 Plataformas de Gestión de Datos: Una vista general

Hecho: virtualmente todo lo que hagan tus clientes en tu sitio web o app móvil produce datos; datos que no solo pueden ser aprovechados para crear estrategias de mercadeo e impulsar las conversiones sino también que aumentan tu balance. Todo lo que se necesita es una forma eficiente de tanto almacenar como utilizar los datos. Aquí es donde vienen a la mano las Plataformas de Gestión de Datos (o DMPs, por sus siglas en inglés).

Las DMPs son esencialmente plataformas para almacenar datos digitales importantes, tales como los datos de clientes (ej. cookie IDs, identificadores móviles) y datos de campaña. Estos tipos de herramienta también ayudan a los roles digitales (ej. vendedores y anunciantes) a construir segmentos de cliente y su rendimiento. Estos segmentos se construyen basados en los datos demográficos, comportamiento de buscado anterior, ubicación, dispositivo y más.

Beneficios de los DMPs

Unifica datos y desglosa silos. Une todos tus datos en una única plataforma, dándote a ti y a tu equipo una vista cohesiva de los clientes.

Une todos tus datos en una única plataforma, dándote a ti y a tu equipo una vista cohesiva de los clientes. Ayuda a identificar nuevas audiencias y clientes. ¿Alguna vez escuchaste la extensión de audiencia o las parecidas técnicas de modelado? Estas son características geniales ofrecidas en algunos DMPs que te dejan descubrir y apuntar a nuevos grupos de clientes.

¿Alguna vez escuchaste la extensión de audiencia o las parecidas técnicas de modelado? Estas son características geniales ofrecidas en algunos DMPs que te dejan descubrir y apuntar a nuevos grupos de clientes. Provee resultados continuos. Estas no son soluciones de informes ùnicos, sino plataformas que permiten estrategias a largo plazo en la forma de reportes constantes y continuos.

Aquí está nuestra vista general del top 10 de Plataformas de Gestión de Datos (DMPs).

1. Lotame

Lotame es una plataforma líder en la gestión de datos que le da a los usuarios información de fuentes tales como correo electrónico, sitios web sociales, apps móviles, herramientas CRM, campañas de datos, blogs y más. Además de características estándares, los usuarios también tienen acceso a una suite completamente automatizada de herramientas de optimización. Dirigida a vendedores, publicadores y agencias digitales, Lotame es genial para aumentar el compromiso y unificar tus datos. Sin embargo, esta herramienta carece de reportes en vivo (de audiencia) y a veces experimenta cargados lentos.

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2. Salesforce DMP

Todos estamos familiarizados con el buen viejo Salesforce – como un software CRM. Pero ¿sabías que también tienen su propia plataforma de gestión de datos? Eso es correcto. Salesforce DMP (anteriormente Krux), parte de la Nube de Mercadeo de Salesforce es genial para vendedores que buscan capturar, unificar y accionar datos a través de múltiples contactos. Este producto en particular de Salesforce usa la inteligencia artificial y el aprendizaje automático y le da a los usuarios perfiles de datos completos, compromiso multi canal y ayuda a comprometerse con clientes actuales (al igual que encontrar nuevos prospectos).

Sitio web:

es un DMP popular entre los anunciantes ya que permite a los usuarios construir cualquier segmento de audiencia basado en atributos tales como género, edad, intereses del comportamiento en línea, etc, que son cruciales para las actividades de anuncio en línea. Este producto también crece constantemente (gracias a la ayuda del cliente) y ofrece una genial implementación de soporte. También es bastante útil para proveerle a los usuarios los medios para encontrar nuevos clientes con acceso a casi 12 mil millones de perfiles (como se patrocina en su sitio web).

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4. Oracle DMP

Después de haber adquirido la solución de Nube de Mercadeo de BlueKai en 2014, desde entonces Oracle ha ofrecido una plataforma de gestión de datos de primera clase. Los usuarios pueden construir perfiles de usuario (con datos ricos) y combinar fuentes de datos de primeras y terceras partes, tales como sociales, anuncios, medios y móviles. Sin mencionar que es genial para analizar los datos de clientes basados en cookies. La única desventaja con esta herramienta es que la interfaz de usuario no siempre es fácil de navegar.

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5. SAS Data Management

La Suite de Gestión de Datos SAS, parte de SAS (el comerciante independiente más grande en el mercado de gestión de datos), es genial para recolectar datos de sistemas de legado y Hadoop (infraestructura de código libre para almacenar datos y ejecutar aplicaciones en grupos de hardware de comodidad). Este software de alto nivel permite a los usuarios actualizar información, alterar procesos y hacer su propio análisis de resultados. Ten en cuenta, sin embargo, que esta solución puede ser bastante cara para negocios más pequeños.

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6. Mapp DMP

La Plataforma de Gestión de Datos Mapp, parte de Mapp Acquire, es un producto de Mapp Digital. Este DMP particular es genial para monitorear el rendimiento de campañas a tiempo real, optimizando la distribución de datos a las plataformas de ventas y por supuesto, conectar con los clientes. La única desventaja con esta herramienta es que Mapp Digital no ofrece capacidad multi usuario, así que si buscas una herramienta amigable al equipo, podrás querer ver más allá.

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7. Adobe Audience Manager

Adobe Audience Manager es una plataforma de gestión de datos (DMP) que ‘te ayuda a construir perfiles de audiencia únicos para que puedas identificar tus segmentos más valiosos’. De hecho, esta herramienta es conocida como la ‘fuente maestra’ para crear segmentos ricos en perfiles de clientes y luego impulsar esos segmentos o audiencias a cualquiera de los otros productos de nubes de mercadeo de Adobe como objetivo-, correo electrónico – y campañas sociales. La implementación es, sin embargo un poco compleja para el usuario promedio y los costos son relativamente altos como lo es con un producto Adobe.

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8. Nielsen

La Plataforma de Gestión de Datos Nielsen (o Nielsen DMP), parte del software global de Nielsen de análisis de medidas y datos, es un gran software para gestionar, personalizar, activar y analizar los datos de la audiencia. El software permite a los usuarios escoger de más de 60,000 segmentos de audiencia, entrega anuncios y contenido personalizado a través de todos los canales de ejecución de ventas pagados y propios, y le permite a los usuarios hacer análisis de viaje.

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9. The ADEX DMP

El ADEX es un gran DMP de inicio que es sencillo de usar y ofrece mucho soporte al cliente. Aunque es el primer DMP alemán oficial, estos tipos trabajan con muchos clientes internacionales alrededor del mundo y ofrecen una larga lista de integraciones con herramientas de terceras partes. Recuerda, sin embargo, que el software ADEX no es una solución completa como cualquiera de los muchos otros DMPs allí afuera. Pero no lo descartes por completo – este tiene sus beneficios ya que significa que tendrás 100% de control sobre tus datos que se utilicen.

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10. Relay42

Relay42 es una Plataforma de Gestión de Datos única ya que incluye Inteligencia Artificial y Orquestrado. Los usuarios pueden unificar datos de primeras, segundas, y terceras partes, permitiéndoles comprometerse con los clientes existentes y encontrar nuevos prospectos. Adicionalmente, Relay42 tiene capacidades de protección de datos de cliente (CDP) las cuales ‘aseguran la propiedad de marca de almacenamiento y uso’. La gestión de identidad también es una buena función incluida en el paquete de Relay42.

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Escoger tu DMP y llevar la personalización al siguiente nivel…

En este punto, es seguro decir que el viaje del cliente en línea se está volviendo incrementalmente más personal. Y a medida que las compañías están empezando a entender el “omnicanal imperativo”, se vuelve crítico conectar cada contacto a través del viaje.

Cuando se trata de consolidar estos datos que se recolectan de una multitud de contactos, las Plataformas de Gestión de Datos (DMPs) son una solución ideal ya que ayudan a crear una vista del cliente única. Estas soluciones te permiten que realmente “te pongas cómodo con el cliente” y proveas servicios más personalizados. Pero ¿qué pasa si puedes llevarlo un poco más allá y combinar estos datos del cliente con la retroalimentación en línea?

Emparejar los datos de los clientes con los datos de la retroalimentación en línea puede ceder el paso a algunos resultados bastante interesantes. Los datos de clientes (especialmente los datos de segmentación) a menudo incluyen información demográfica, datos geográficos, datos de comportamiento, datos psicográficos y más. Este tipo de datos no solo te da una mayor visión en el pool de clientes de los cuales recolectas datos sino que también te ayuda a entender que tan diferentes son estos segmentos (segmentos de los clientes) y cómo varían sus comportamientos (retroalimentación en línea). Como resultado, puedes personalizar el viaje para tus clientes.

Software de gestión documental: cómo lograr objetivos

¿Te cuesta alcanzar resultados en tu empresa? ¿Qué haces para transmitir a los clientes su valor añadido? ¿Cómo les demuestras que puedes resolver sus necesidades o problemas?

Vivimos en un mundo digital, y, como tal, debemos buscar soluciones digitales. El gerente de las empresas es un perfil que necesita coordinar las distintas áreas de la compañía para organizar, controlar, conseguir resultados y potenciar el trabajo colaborativo. Para ello, necesita herramientas que respondan a sus expectativas.

Muchas veces, tareas tan comunes como buscar un documento ralentizan su trabajo. Por eso, hoy vamos a hablarte de cómo conseguir sus objetivos a través del software de gestión documental.

¿Te lo vas a perder?

¿De qué tareas se encarga el gerente?

Validar, planificar, organizar, controlar, desarrollar, liderar… Demasiadas funciones por llevar a cabo en un entorno cada vez más exigente y competitivo ¿verdad? El gerente es la persona encargada de concretar los pasos que se necesitan para llegar a un punto. Se trata de un plan en el que quedarán reflejadas todas las acciones y procesos que deberán ponerse en marcha para aumentar la eficiencia y alcanzar resultados. De esta forma, facilitará al personal ejecutivo el control sobre el curso y el seguimiento de las operaciones.

Después de poner un plan en marcha, el siguiente paso será supervisar, validar y retroalimentar el proceso, así como desarrollar programas para impulsar el crecimiento. Este profesional también es un líder dentro de la empresa, por lo que le ayudarán mucho sus capacidades comunicativas e interpersonales.

En definitiva, este perfil debe asumir la gestión integral de la empresa, responsabilizarse del cumplimiento de la estrategia, e incluso encargarse de algunas tareas comerciales. A menudo, utiliza los siguientes documentos: reportes financieros (inventarios, gastos, ventas, compras…), proyectos, etc. Y, además, es quien debe velar por el cumplimiento de todos los requisitos legales que afectan a la operación de la empresa.

Software de gestión documental para agilizar la actividad empresarial

Para posicionarse en el mercado, el gerente debe adoptar nuevas herramientas de gestión que le permitan desarrollar su actividad y posicionarse en el mercado, innovar, ser más productivos y rentables. Entre estas herramientas destaca el software de gestión documental, una herramienta que permite almacenar y recuperar los documentos de forma instantánea, tanto de los creados como de los recibidos para su posterior uso y consulta.

¿Te gustaría tener tus documentos disponibles donde y cuando quieras? ¿Encontrarlos, enviarlos y editarlos de forma rápida?

La gestión documental es un sistema 100% seguro que permite a las empresas ahorrar tiempo y aumentar su productividad. Para cualquier organización, es fundamental tener una buena gestión documental, ya que les ayuda a ser más eficientes, ahorrar, aumentar la seguridad y optimizar los procesos.

Centraliza toda la información , mantenla localizada y ubicada en un mismo lugar.

, mantenla localizada y ubicada en un mismo lugar. Aumenta la seguridad y controla los permisos de acceso.

y controla los permisos de acceso. Comparte fácilmente los documentos con las personas implicadas.

con las personas implicadas. Aumenta la eficacia de tus tareas y reduce los costes de la empresa.

y reduce los costes de la empresa. Unifica procedimientos para cada una de tus tareas.

para cada una de tus tareas. Digitaliza los documentos y acerca la empresa a la transformación digital.

y acerca la empresa a la transformación digital. Optimiza el tiempo .

. Permite el trabajo colaborativo entre personas y departamentos.

y departamentos. Libera el espacio físico de la compañía.

de la compañía. Mejora el retorno de la inversión (ROI) .

. Reduce el riesgo profesional y ayuda a cumplir con el RGPD.

y ayuda a cumplir con el RGPD. Mejora el cuidado del medioambiente al reducir el uso de papel.

¿Eres una de esas empresas que genera montañas de papeleo? ¡Empieza a dejar en un segundo plano todas las fotocopias que realizas en tu empresa!

3 consejos para mejorar tu gestión documental

La gestión documental es un mercado con demanda. Si crees que tú también necesitas llevar a cabo un proceso de digitalización en tu compañía, quédate con estos consejos:

Pasa todos tus documentos en papel a formato electrónico. Centraliza toda la información física de la que dispones en tu negocio. Facilita el acceso a la información solo a las personas autorizadas.

El software inteligente de gestión de documentos puede ser el paso que tu negocio necesita en su estrategia de innovación. Seguramente, te has dado cuenta de los cambios que se han producido durante los últimos años en los modelos gerenciales de las empresas. A partir de la revolución tecnológica desencadenada por la informática y los constantes avances en telecomunicaciones, blockchain, etc., se ha fomentado el desarrollo de mejores prácticas en la operativa de negocio.

Es evidente que en algunos sectores todavía no se ha logrado emprender acciones de desarrollo ni cambio, pero teniendo en cuenta que vivimos en una sociedad sustentada por la información y el conocimiento, de alguna forma, nos obliga a cuidar de los datos como principal activo de nuestras compañías.

¿Todavía no has dado el paso en la transformación digital de tu negocio? ¡Conoce todas tus posibilidades! Empieza por confiar en la digitalización de documentos con y emprende el camino a la eficiencia.