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El mercado de programas de gestión documental ofrece un sinfín de posibilidades pero no todas son válidas para una compañía. Elegir un programa supone el análisis en profundidad no sólo de las opciones comerciales, sino de los requisitos de la empresa. Características, proveedores, facilidad de uso, necesidades, etc. serán aspectos a estudiar en el proceso de selección.
Índice:
¿El sector de actividad influye el proceso de selección de software?
Cada sector de ocupación trabaja con una serie de características esenciales que son, en muchos casos, propias y exclusivas de cada una de las industrias. Por ejemplo, en el caso de la gestión documental en el sector de la abogacía , es fundamental considerar la inmensa cantidad de documentación generada diariamente principalmente en papel. Contar con la ayuda de un potente escáner con el que digitalizar los documentos para posteriormente almacenarlos en un gestor documental eficaz y rápido, es vital en este sector.
Existen otras muchas particularidades que convierten los sectores en una especialización en alza en el mercado de los programas de gestión documental. La adquisición de un sistema que cumpla con todos los requisitos de su industria rentabilizará el esfuerzo de la compañía de forma considerable, no sólo en lo que a dinero se refiere, sino también en tiempo y eficacia. No son pocos los fabricantes que ya utilizan este tipo de diferenciación, para conocer una relación de los mejores programas de gestión documental según los sectores a los que se dirigen consulte la Guía de Gestión Documental .
Programas de gestión documental según el tipo de empresa
Incluso en los casos en los que se adquiera una solución específica para un sector , las empresas presentan particularidades individuales. Atendiendo al tamaño, la movilidad, la sencillez o incluso el sistema operativo las compañías pueden buscar aspectos concretos e imprescindibles. Tal es el caso por ejemplo, de las empresas con un gran número de trabajadores fuera de una oficina. Este tipo de compañías buscarán una solución en la movilidad sea la característica en torno a la que gire el programa.
¿Cuáles son los documentos y softwares especiales?
La tendencia general de los programas de gestión documental pasa por trabajar con documentos de los formatos más conocidos para la mayoría de los trabajadores. Sin embargo, existen infinidad de formatos que, aún utilizándose en menor medida, son la base de trabajo para algunas compañías. En el proceso de selección de un gestor documental, la empresa debe conocer en profundidad qué tipo de documentos o archivos manejan y realizar una elección consecuente con ese aspecto. No sólo es importante conocer qué formatos soportan, sino en qué medida lo hacen. Existen, por ejemplo, programas que posibilitan la visualización de multitud de formatos, pero no permiten la modificación o creación de éstos dentro de los parámetros del gestor documental.
Programas de gestión documental por popularidad
El mercado de programas de gestión empresarial es muy amplio, pero no todos son igual de conocidos. Grandes marcas con amplias cuotas del mercado suelen aparecer con más frecuencia en los últimos estadios de los procesos de decisión. No obstante, existen muchas herramientas que no poseen la difusión de las grandes marcas pero que ofrecen soluciones potentes y eficaces para muchas compañías. Durante el proceso de selección de un gestor documental, la empresa debe confiar en analizar todas las opciones posibles. Únicamente de esta forma conseguirán adquirir el mejor programa para su organización.
¿Qué funcionalidades tiene un gestor documental?
Los programas de gestión documental también pueden ser seleccionados en relación a las funciones que ofrecen. La mayor parte de los gestores documentales presentan una serie de características comunes que pueden ser entendidas como básicas, no obstante, pueden no ser suficientes para algunas compañías. Por ejemplo, el escaneo de documentos físicos para su digitalización es la primera fase del proceso de trabajo. Esta función la ofrecen todos los programas del mercado, sin embargo, no todos se complementan con el reconocimiento óptico de caracteres . Este aspecto permite a la compañía trabajar el texto procedente de un documento escaneado en el procesador de textos predeterminado. La lista de funcionalidades que puede ofrecer un programa de gestión documental es amplia. En la Guía de Gestión Documental 2022 podrá encontrar un análisis de las características más interesantes para su empresa que no suelen adquirirse mediante el paquete básico.
Diferentes programas de gestión documental:
¿Qué es el software para gestión del conocimiento?
El software de gestión del conocimiento, en inglés knowledge management software, hace referencia a las herramientas que se utilizan en las empresas para recopilar, organizar, mostrar y distribuir conocimientos.
El uso de un sistema para la gestión del conocimiento en las organizaciones puede ayudar mantener actualizada la documentación, asistir a los clientes para que encuentren respuestas ellos mismos y a gestionar el acceso y los permisos entre grupos de usuarios. Es una herramienta valiosa tanto para pequeñas empresas que están comenzando a operar, como para corporaciones internacionales que necesitan distribuir conocimientos a una amplia variedad de audiencias.
Para lograr un mayor entendimiento de este concepto es necesario aclarar cuál es la definición de gestión del conocimiento (en inglés knowledge management), que es un enfoque gerencial multidisciplinario que reúne todas las iniciativas, métodos y técnicas que permiten percibir, identificar, analizar, organizar, memorizar y compartir el conocimiento de los miembros de una organización. Ello no solo hace referencia al conocimiento creado por la propia empresa (marketing, investigación y desarrollo), sino también al adquirido desde el exterior (inteligencia económica) con el fin de lograr un objetivo establecido.
Digamos que usted tiene un comercio minorista que vende ropa deportiva a través de su página web. Es probable que reciba muchas consultas de sus clientes: preguntas sobre las tallas, los materiales de la ropa, costes de envío, etc. En vez de responder a las mismas preguntas una y otra vez, puede compilar las respuestas a estas preguntas frecuentes utilizando un sistema de gestión del conocimiento y alojarlas en su portal de soporte para que los clientes puedan obtener las respuestas que necesitan sin necesidad de contactar con uno de sus agentes.
Más del 53 % de los entrevistados en una encuesta de Forrester dijeron que es probable que abandonen su compra si no pueden encontrar una respuesta a su pregunta rápidamente. Una base de conocimientos integral puede ser la clave para no perder ese 53 % de clientes.
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