Sistema de gestión ¿Qué es? ¿Cuántos tipos hay?

▷ Los 10 Mejores Software de Gestión de Proyectos [2022]

El software de gestión de proyectos es un programa imprescindible para organizar las tareas encargadas a los empleados.

Tanto si se trata del desarrollo de procesos internos como del lanzamiento de nuevos productos o servicios para los clientes de la empresa, las herramientas de gestión de proyectos permiten ir más allá de las funcionalidades ofrecidas en una hoja de cálculo.

Gestionar un proyecto requiere de un sistema, o módulo, con una interfaz de usuario intuitiva que facilite la colaboración del equipo y la adaptación a los cambios. También que permita establecer prioridades, compartir archivos, y realizar seguimientos de los flujos de trabajo.

En esta guía, conocerás las 10 mejores herramientas de software para gestión de proyectos, además de un análisis en detalle de sus características y funciones principales.

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Asumir y gestionar proyectos supone una gran inversión de tiempo y recursos. A menudo tendrás que trabajar contra reloj y terminar los proyectos a tiempo será una meta complicada de alcanzar.

Un software de gestión de proyectos es una herramienta informática que permite planificar, organizar y ejecutar tareas encomendadas a un equipo de trabajo utilizando para ello tableros Scrum, Kanban o diagramas de Gantt, con el objetivo de cumplir los plazos del proyecto y mejorar la toma de decisiones en la empresa.

Los métodos tradicionales, como las hojas de cálculo, se han visto superados por mejores alternativas. Hay una nueva generación de herramientas de gestión de tareas y proyectos que permiten optimizar recursos, simplificar procesos e incrementar la productividad.

¿Cuáles son los 10 Mejores Software de Gestión de Proyectos en 2022?

Para comenzar veamos la siguiente tabla comparativa con los mejores programas de gestión de proyectos y tareas. Existen muchas más opciones en el mercado, pero hemos querido centrarnos en aquellas que conocemos en profundidad y que son una garantía de éxito.

Software Funciones destacadas Aplicaciones móviles Tarifas Trello Proyectos, tableros, plantillas, automatizaciones, integraciones Sí Plan gratuito, standard desde 5$ Jira IT, tarjetas, Scrum, Kanban, supervisión de errores Sí Plan gratuito, standard desde 7,50$ Wrike Plantillas de proyectos, informes, personalización, calendarios Sí Versión gratuita, Professional desde 9,80$ Asana Proyectos, vista de lista, cronograma, tableros Sí Basic gratis, premium desde 10,99€ Podio Comunicación, tableros dinámicos, equipos, tareas, extensiones Sí Plan gratis, básico desde 7,20$ Smartsheet Proyectos, hojas de cálculo, formularios, informes, complementos Sí Pro desde 6€ Evernote Teams Espacios, equipos, notas, tareas, integraciones Sí Desde 13,99€ Holded Proyectos, finanzas, presupuestos, Kanban, Diagramas de Gantt Sí Desde 14,50€ Microsoft Project Proyectos, Programación automática, inteligencia empresarial, local y nube Sí Desde 8,40€ Monday Plantillas, personalización, notificaciones, integraciones, documentos Sí Plan gratis, básico desde 8€

También explicaremos al final de este artículo, las claves para que puedas seleccionar el mejor software de gestión en función de las características de tu negocio.

A continuación, te presentamos la reseña de cada una de las propuestas.

1. Trello

Software de gestión de proyectos online muy intuitivo. Se basa en la metodología Kanban, en la que las tareas se representan mediante tarjetas que se distribuyen en diferentes columnas o proyectos.

Con Trello puedes personalizar tableros, configurar el equipo que participará en el proyecto, obtener flujos de trabajo personalizados y adjuntar archivos. La vista de panel proporciona informes detallados sobre el estado del proceso.

Se ha convertido en una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas en las empresas graciasa su facilidad de uso y su bajo precio (tiene una versión gratuita). Por otro lado, funciones tan interesantes como el cronograma solo están incluidas en sus planes premium.

Dispone de aplicaciones móviles para Android e iOS; incluso hay una versión optimizada para el iPad. Además, ofrece una amplia gama de integraciones con otros programas, como Google Drive, Dropbox o Slack.

2. Jira Software

Programa de seguimiento de proyectos e incidencias. Desarrollado por Atlassian, destaca por sus grandes opciones de personalización y por ser una herramienta orientada a departamentos de IT y atención a clientes.

Una de las características destacadas de Jira son las historias de usuario, tareas de desarrollo que explican una función del software desde el punto de vista de los usuarios finales. También se pueden planificar sprints y realizar seguimientos de errores.

Este software de gestión de proyectos dispone de plantillas de trabajo predeterminadas, con tableros Scrum y Kanban, que pueden personalizarse para adaptarlas al flujo del trabajo de un equipo.

3. Wrike

Solución de gestión de proyectos para empresas de todos los tamaños. Es fácil de usar y muy intuitiva, facilitando la organización del equipo para trabajar de forma más rápida e inteligente.

Con Wrike se pueden crear flujos de trabajo, distribuir tareas entre los usuarios, hacer un seguimiento del proyecto y obtener informes en tiempo real. La herramienta también permite acceder a los archivos almacenados y añadir comentarios.

La sencillez de este software de gestión de proyectos se debe a la vista que ofrece a través de tres paneles: el izquierdo muestra la jerarquía, el central ofrece la información de la lista de tareas, y el derecho muestra los detalles.

A pesar de ser un buen programano llega al nivel de otros más completos como Trello o Asana, especialmente en lo relativo a la personalización y a las herramientas de comunicación.

4. Asana

Herramienta para el control de equipos y proyectos. Asana es un software versátil para organizar el trabajo en las empresas, ya sean tareas rutinarias o grandes iniciativas que requieran procesos de planificación de mayor profundidad.

Cada proyecto se puede mostrar con una vista de listas que destaca las prioridades y plazos de entrega, cronograma por fases o los clásicos tableros donde el equipo desarrolla cada etapa.

Otra funcionalidad importante del programa es el apartado de informes, un completo conjunto de cuadros de mando y gráficos para realizar un seguimiento del estado de la actividad o detectar posibles errores en el desarrollo de una línea de negocio.

Asana ofrece en su plataforma integraciones con las principales herramientas de Google y Microsoft (Calendarios, Gmail, Microsoft teams), así como con aplicaciones de finanzas, ventas o recursos Humanos.

5. Podio Proyectos

Sencillo software de gestión de proyectos que reúne en una plataforma conversaciones, contenido y procesos estructurados para fomentar la concentración y claridad del equipo de empleados.

Podio dispone de una función de comunicación rápida para organizar reuniones con los trabajadores de la empresa, clientes o agentes externos. Un sistema para la planificación del proyecto mucho más efectivo que el uso del correo electrónico.

Esta herramienta presenta múltiples opciones de personalización de los espacios de trabajo. También, opcionalmente, comercializa extensiones complementarias como diagramas de Gantt o registro de horas trabajadas.

6. Smartsheet

Smartsheet es un software de colaboración y gestión de proyectos en la nube que permite a las empresas planificar, realizar un seguimiento y automatizar tareas.

Es fácil de usar y proporciona información en tiempo real de todos los aspectos del trabajo. Gracias a su panel de control configurable se puede visualizar el proyecto en forma de hoja de cálculo, tarjetas, diagramas o calendarios.

Una excelente herramienta de desarrollo de proyectos flexible y escalable, apta para equipos de todos los tamaños y sectores, que además se integra con un completo ecosistema de aplicaciones como Slack , Tableau o Salesforce.

7. Evernote Teams

Evernote es una de las aplicaciones de mayor reputación para aumentar la productividad, tanto a nivel personal como profesional. Además, cuenta con una versión para empresas.

Como software de gestión de proyectos permite crear espacios de trabajo para realizar seguimientos de cada proyecto en marcha, calendarios editoriales o procesos de ventas. Sus opciones de listas de verificación de tareas, notas o etiquetado facilitan la colaboración del equipo y el avance a través de las distintas fases.

El plan Teams tiene un precio de €13,99 por mes y usuario, con una prueba gratuita de 30 días, e incorpora también las características habituales: escribir y guardar ideas, añadir imágenes, compartir archivos, etc.

8. Holded

Holded, es un eficaz software de gestión de proyectos que combina en una sola aplicación las tareas del equipo y las finanzas, una centralización que optimiza la rentabilidad.

Simple e intuitivo, dispone de todas las funcionalidades propias de las herramientas para la gestión de proyectos. Organiza listas y tareas, permite el seguimiento de cada paso del proyecto y facilita la coordinación de equipos a través de la integración con plataformas de trabajo colaborativo.

El control financiero es una de las fortalezas de Holded. Presenta en todo momento la información del presupuesto inicial, facturación, así como costes y gastos asociados. Podrás realizar ajustes al proyecto antes de que la viabilidad se vea afectada.

9. Microsoft Project

Popular Software de administración de proyectos que se lanzó por primera vez en 1984 como una aplicación de escritorio que se ejecutaba en Windows. El programa pasó a formar parte de Office en 2003, y ahora está disponible como solución online y como parte de Office 365.

Microsoft Project está orientado a la gestión tradicional de proyectos, que consiste en dividir un proyecto en tareas individuales, asignarlas a los equipos y, a continuación, hacer un seguimiento del progreso hasta que el proyecto esté completo.

Destaca especialmente su interfaz con la que los usuarios ya están familiarizados porque es similar a otros productos de la empresa como Word o Excel. Además, te permite vincular la aplicación con Outlook.

Dispone de una herramienta de programación automática de tareas que, teniendo en cuenta la información indicada por el usuario, calcula la manera más eficiente de completar el proyecto.

10. Monday

Monday es un software de gestión de proyectos online focalizado en el cumplimiento de objetivos y en la coordinación de equipos. El proyecto se visualiza organizado por tareas, personas responsables y plazos para su cumplimiento.

Este programa para gestionar proyectos cuenta con plantillas personalizables para cada caso, que permiten la planificación y organización del trabajo en los distintos procesos. De este modo, el seguimiento es muy práctico.

Se pueden compartir archivos, informes, listas y otros documentos en un solo lugar, sin necesidad de recurrir a otras herramientas. La comunicación dentro de la empresa es una de sus fortalezas.

Al utilizar un software de gestión de proyectos, las empresas pueden mejorar su flujo de trabajo y eficiencia, ayudando a los gestores a hacer un seguimiento de los plazos, las tareas asignadas y los informes de progreso.

Funciones destacadas de las herramientas de gestión de proyectos y tareas

La herramienta de gestión del proyecto integra una serie de funcionalidades para que las empresas puedan optimizar el proceso de planificación, organizar el equipo de empleados y detectar errores con la suficiente antelación. Veamos algunas de las características principales:

Tableros : el panel de control del software para la gestión de proyectos permite visualizar todas las tareas, su duración y las dependencias entre ellas. De este modo, puedes tener una visión clara de lo que hay que hacer y cuándo, o proceder a realizar cambios.

: el panel de control del permite visualizar todas las tareas, su duración y las dependencias entre ellas. De este modo, puedes tener una visión clara de lo que hay que hacer y cuándo, o proceder a realizar cambios. Plantillas : Ya sea en forma de hoja de cálculo, diagramas o tableros, facilitan crear un flujo de trabajo predefinido para cada tipo de proyecto de acuerdo con los objetivos a alcanzar.

: Ya sea en forma de hoja de cálculo, diagramas o tableros, facilitan crear un flujo de trabajo predefinido para cada tipo de proyecto de acuerdo con los objetivos a alcanzar. Gestión del tiempo : registra las horas dedicadas a cada una de las fases que componen los diferentes proyectos activos en el negocio . En este sentido, se puede llevar un seguimiento del tiempo que invierten los usuarios, así como prever el presupuesto necesario para cada actividad.

: registra las horas dedicadas a cada una de las fases que componen los diferentes proyectos activos en el . En este sentido, se puede llevar un seguimiento del tiempo que invierten los usuarios, así como prever el presupuesto necesario para cada actividad. Comunicación : a través de mensajería instantánea o correo electrónico la herramienta para gestionar proyectos ofrece diferentes opciones para facilitar la comunicación entre los miembros de los equipos. Además, algunas herramientas incorporan videollamadas para celebrar reuniones virtuales.

: a través de mensajería instantánea o correo electrónico la ofrece diferentes opciones para facilitar la comunicación entre los miembros de los equipos. Además, algunas herramientas incorporan videollamadas para celebrar reuniones virtuales. Documentación : otro aspecto fundamental es la organización de los documentos en la base de datos o repositorio de la plataforma .

: otro aspecto fundamental es la organización de los documentos en la o repositorio de la . Informes : módulo esencial para conocer el estado de cada tarea en todo momento. Gracias a los informes, es posible identificar los cuellos de botella y hacer las correcciones necesarias.

: módulo esencial para conocer el estado de cada tarea en todo momento. Gracias a los informes, es posible identificar los cuellos de botella y hacer las correcciones necesarias. Integraciones: una de las grandes ventajas del software de gestión de proyectos es su compatibilidad con otras herramientas. Así, puedes exportar datos a hojas de cálculo de Excel o importarlos desde un CRM, por ejemplo.

Ventajas del trabajo en equipo con un software de gestión de proyectos online

Los programas en la nube aportan numerosas ventajas al trabajo de los equipos y a la empresa. Contar con una herramienta de gestión de proyectos online tiene los siguientes beneficios:

Mayor coordinación: todos los miembros del proyecto tienen acceso a la misma información, facilitando la toma de decisiones y la coordinación del trabajo. Mejor comunicación: con un programa de gestión de proyectos en línea, no es necesario enviar correos electrónicos con notificaciones de actualizaciones ni buscar archivos en diferentes carpetas. Todos los datos están disponibles en un panel de control compartido. Más productividad: acceder al sistema desde cualquier lugar supone que las tareas puedan realizarse incluso cuando los equipos no están en la misma oficina física. Menor consumo de recursos: El uso de la nube implica menores requerimientos y costes para las empresas. Mejor escalabilidad: Al ser una solución basada en la nube, se pueden añadir funcionalidades y usuarios según las necesidades de la empresa.

Para poder trabajar a distancia, compartir datos actualizados en tiempo real o facilitar el acceso a clientes y colaboradores un software de gestión de proyectos en la nube es esencial.

Tableros Scrum, Kanban y diagramas de Gantt para gestionar un proyecto

Por lo general, en una herramienta de gestión de un proyecto, se pueden desarrollar las tareas mediante tableros o diagramas.

Los tableros Scrum son utilizados para seguir el progreso del trabajo en la metodología scrum. Un tablero scrum está formado por columnas que indican el estado de las tareas como “por hacer”, “en curso” y “hecho”. El scrum master se encarga de actualizar el tablero.

Con respecto a los tableros kanban se utilizan para visualizar el flujo de trabajo y optimizar el proceso. Las tareas en un software para gestionar proyectos están representadas por tarjetas que se desplazan por el tablero a medida que avanzan.

Por otro lado, los diagramas de Gantt son un tipo de gráfico de barras que se utiliza para representar el calendario de un proyecto. Las tareas se representan mediante barras y la longitud de éstas indica la duración de la tarea.

La conveniencia de usar un determinado tablero o diagrama en un software de gestión de proyectos vendrá determinada por la forma de organización y preferencias de los equipos en las empresas

Consejos para sacar el máximo partido a la herramienta de gestión del proyecto

El uso de un software para proyectos simplifica el trabajo que se ha de realizar pero también requiere, por parte del encargado, la consideración de una serie de factores clave para obtener el máximo provecho posible:

Analiza previamente las fases que van a componer los proyectos. Te ayudará a comprender mejor qué tareas deben completarse y cuándo. En cada fase, establece indicadores clave de rendimiento (KPI) para poder realizar un correcto seguimiento y evaluación del progreso. Identifica a las personas del equipo que trabajarán en cada tarea y asigna las funciones correspondientes en el sistema de gestión de proyectos. Ten claros los plazos y establece objetivos realistas. Comprueba periódicamente con los equipos cómo están progresando y si hay algún problema que deba abordarse. Utiliza las funcionalidades de informes y análisis del software de gestión del proyecto para obtener información sobre el avance de los procesos. Comunícate regularmente con los clientes para mantenerles informados del estado del proyecto. Asegúrate de documentar todo lo relacionado con la gestión de tareas, para que quede constancia de las decisiones tomadas.

Las claves para tener éxito con el software de gestión de proyectos son similares a las de cualquier otro tipo de software empresarial: una clara comprensión de lo que se quiere conseguir, una cuidadosa planificación y ejecución de las tareas.

Cómo elegir un software de gestión de proyectos para la empresa

Te hemos presentado las mejores herramientas de gestión de proyectos y seguramente ahora te estarás preguntando cuál elegir. Aquí van algunas recomendaciones:

Funcionalidades : Analiza los requerimientos mínimos que necesita el equipo de acuerdo con los procesos de trabajo que se dan en la empresa.

: Analiza los requerimientos mínimos que necesita el equipo de acuerdo con los procesos de trabajo que se dan en la empresa. Integraciones : Si utilizas otros programas de productividad , comprueba si el software se puede integrar.

: Si utilizas otros , comprueba si el software se puede integrar. Precio : Busca un equilibrio entre las prestaciones ofrecidas y el coste.

: Busca un equilibrio entre las prestaciones ofrecidas y el coste. Facilidad de uso : La plataforma debe ser intuitiva y fácil de usar para que los empleados no pierdan tiempo en formación.

: La plataforma debe ser intuitiva y fácil de usar para que los empleados no pierdan tiempo en formación. Servicio de atención al cliente : Asegúrate de que el proveedor ofrece un buen servicio de atención al cliente en caso de que necesites ayuda.

: Asegúrate de que el proveedor ofrece un buen servicio de atención al cliente en caso de que necesites ayuda. Estudia alternativas: Tal vez solo necesitas herramientas para realizar Diagramas de flujo y mapas mentales, muy útiles como apoyo en las presentaciones de proyectos; O, por el contrario, un mayor número de prestaciones como las incluidas en los sistemas ERP en la nube

Al tomar una decisión tan importante, lo mejor es involucrar al equipo que utilizará el software de gestión de proyectos a diario. Ellos podrán aportar valiosas ideas sobre las características imprescindibles para gestionar el trabajo.

Asesoramiento de expertos para encontrar el mejor software de gestión de proyectos

Para encontrar el mejor software de gestión de proyectos para tu empresa contacta con nosotros. Te ofrecemos un servicio de asesoramiento gratuito sin compromiso. Tras evaluar tus necesidades te recomendaremos las herramientas para gestionar proyectos que más se adecuen a tu sector

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¿Qué es un Software de Gestión? Ventajas y Beneficios

Los software para empresas, se están convirtiendo hoy en día en una herramienta esencial para desempeñar la actividad empresarial con una ventaja competitiva diferencial. Un software para empresas te ayudará a llevar un control de la gestión en tiempo real, es importante conocer los beneficios de los programas de administración de negocios.

Es por eso que a continuación, te proponemos desde programas de gestión empresarial más utilizados para las grandes empresas, así como aquellos software ideales para pymes o startups.

Descubre e implementa el software de gestión para empresas que más encaje con tus necesidades, y empieza a ahorrar en tiempo y dinero.

¿Qué es un software de gestión?

Un software de gestión es un sistema que se encarga de administrar las diferentes áreas de una empresa. Un software de gestión posee herramientas necesarias para llevar el control de los procesos u actividades de un negocio. Desde planificar y organizar hasta optimizar las tareas. Los sistemas de gestión pueden funcionar a nivel local o en la nube. Un software de gestión empresarial en la nube permitirá movilidad y acceso a la información desde otros dispositivos. Existen sistemas de gestión predefinidos y sistemas de gestión que pueden configurarse desde cero o a la medida del cliente. Escoger el mejor software para empresas dependerá de tus necesidades y el sector al que pertenezcas. En este artículo conocerás sobre los tipos de software de gestión que hay en el mercado y sus características.

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Características de un software de gestión

1. Es colaborativo

Un programa de gestión empresarial permite la colaboración entre equipos. Al ser un sistema que reúne toda la información en un solo punto, facilita el intercambio de archivos. Un software de gestión tiene funciones para compartir, insertar, y acceder a la información de una manera sencilla y rápida. Además, este sistema tiene herramientas de mensajería lo cual permite una comunicación fluida entre usuarios o equipos de trabajo.

Es posible que el software empresarial tenga la capacidad para crear tableros de equipo. Dentro de los tableros, los miembros del equipo podrán crear gráficos, métricas, indicadores e informes para intercambiar ideas y optimizar los proyectos de la empresa. Además, hay programas de gestión online que se adaptan a diferentes dispositivos móviles.

2. Gestiona documentos

Una de las características de un programa de gestión es la administración de documentos. Las tareas, archivos, datos de clientes, y eventos se encontrarán en un solo lugar. La información será de acceso rápido e inmediato, también será posible compartirla con otros usuarios en cualquier momento. Otro aspecto importante es la actualización de documentos, un software de gestión debe permitir la actualización de archivos o la creación de nuevas versiones de estos.

3. Es de fácil uso

Por lo general, un sistema de gestión empresarial cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva que permitirá al usuario adaptarse con facilidad al programa. Es posible que algunos softwares empresariales cuenten con aplicaciones que permitan a las empresas acceder al sistema desde diferentes dispositivos sin problemas. Por ese motivo, los softwares de gestión empresarial para pymes suelen tener diseños adaptables que faciliten su uso.

4. Se integra con aplicaciones

Un programa de gestión puede tener la facilidad de integrarse con otras herramientas y aplicaciones para agilizar los procesos de empresas que necesiten de esta incorporación. Dependiendo del software de gestión, este podrá sincronizarse con Google Drive, Excel, OnDrive, etc.

5. Ahorra tiempo

Gracias a sus funcionalidades y herramientas los programas de gestión empresarial pueden automatizar las tareas para ayudarte a ahorrar más tiempo. Por ejemplo, un sistema de gestión identificará los errores en la documentación para que no pierdas tiempo en pequeños detalles y te concentres en cosas más importantes. Un software de gestión de pymes se encargará de los procesos que absorben más tiempo para que puedas dedicarte por completo a tu negocio.

Ventajas de un software de gestión

1. Permite una óptima gestión de recursos

Con los programas de gestión de empresas es posible administrar de manera efectiva los recursos. Por ejemplo, los sistemas de gestión te ayudarán a realizar un mejor seguimiento de los equipos de trabajo. Lo cual te permitirá conocer en tiempo real la disponibilidad de los trabajadores para aprovechar el tiempo de manera adecuada y evitar sobrecargas de trabajo. Este sistema administrativo empresarial ayudará a lograr los objetivos en el tiempo establecido.

2. Ayuda en la planificación de proyectos

Con un software de gestión podrás planificar proyectos de manera más sencilla. Los programas de gestión de proyectos se caracterizan por su capacidad para analizar y predecir. Si deseas realizar un proyecto, el sistema de gestión de la empresa puede ayudarte a elaborar análisis, informes, y predicciones más exactas mediante sus herramientas de gestión de proyectos. Además, la base de datos se actualiza constantemente conforme los cambios o modificaciones que realices.

3. Calcula presupuestos

Un software de gestión no sólo te ayudará en la planificación de proyectos. Este sistema tiene la capacidad de controlar y calcular el presupuesto del proyecto desde el principio hasta el final. El presupuesto es uno de los aspectos más importantes de un proyecto, con un software de gestión puedes hacer un seguimiento en tiempo real, identificar gastos, estimar costos, y añadir costos imprevistos.

4. Reúne toda la información en un solo lugar

Un programa de gestión puede centralizar toda la información para facilitar su acceso y revisión en cualquier momento. Es necesario que todos archivos de una empresa estén disponibles para compartirlos con los equipos de trabajo o los usuarios. Un sistema de gestión reunirá los archivos en una sola plataforma, desde los más antiguos hasta los más recientes. Podrás previsualizar, organizar y almacenar toda la información de tu negocio.

5. Reduce riesgos

El software de gestión tiene la capacidad para analizar e identificar los riesgos de un proyecto. Esta característica resulta muy beneficiosa para las empresas ya que permite a los negocios estar preparados ante cualquier problema que pueda aplazar sus objetivos. Un programa de gestión te ayudará en el proceso de planificación de proyectos con sus herramientas de evaluación.

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Tipos de software de gestión

Dentro del mercado existen diferentes tipos de software de administración de empresas como los siguientes:

1.Software de gestión documental

El programa de gestión documental cuenta con funcionalidades para facilitar la búsqueda de documentos y datos. Un software de gestión documental tendrá funcionalidades avanzadas de búsqueda como por ejemplo la capacidad de autocompletar o buscar documentos similares de manera rápida. Los usuarios podrán realizar cambios en los documentos y tendrán la posibilidad de bloquear los archivos para que no se realicen más ediciones o viceversa. También pueden realizarse anotaciones que no alteren el documento original.

Además, un programa de gestión documental tiene funcionalidades para registrar las actividades de un archivo y controlar las versiones realizadas en él en caso haya que restaurarlo. Los documentos también pueden ser borrados en una fecha determinada si la empresa lo establece, lo cual evita la acumulación de documentos y archivos innecesarios.

2. Software de control de producción

Un programa de producción cuenta con funcionalidades para la logística, control de inventarios, registro de materiales, control de producción, etc. Un software de producción está dirigido principalmente a empresas dentro de industria alimentaria, química, agrícola, ganadera u otras empresas dedicadas a la producción.

Con un software de producción podrás realizar un seguimiento del traslado de mercancías, estar informado de los costos de la mano de obra, controlar el ciclo de producción desde el inicio hasta su distribución final.

3. Software de facturación

Un software de gestión de facturas se enfoca en registrar los gastos de la empresa, enviar facturas a clientes, emitir presupuestos y albaranes y muchos más. Además, un programa de gestión de facturas cuenta con funcionalidades CRM y en la mayoría de casos, módulos contables. Los programas de facturación que cuenten con módulos contables podrán elaborar un mejor balance de gastos y pérdidas de la empresa. Existen programas que cuentan con versiones móviles para hacer de la facturación una actividad más inmediata.

4. Software de recursos humanos

Un software de gestión de recursos humanos se encarga de administrar el departamento de RR.HH de una empresa. Este software tendrá herramientas para registrar jornadas laborales, ausencias, permisos, gestionar nóminas, recibir solicitudes, asignar vacaciones, etc. Además, se encargará de evaluar el rendimiento de los trabajadores, capacitar, y realizar procesos de selección para el ingreso de personal nuevo.

5. Software de contabilidad

Un programa de contabilidad te ayudará a gestionar los procesos contables de tu empresa, ya sea una gran empresa o una pequeña empresa. El software de gestión contable está preparado para realizar facturaciones, transacciones, NIIF automatizados, generar informes, gestionar inventarios, etc. Existen programas de gestión para empresas que funcionan a nivel local o en la nube. Un software de contabilidad son flexibles y se adaptan a las necesidades de cada empresa, también es posible que se puedan integrar herramientas como Excel.

6. Software de gestión de flotas

El software de gestión de flotas está dirigido a las empresas de transporte. Este sistema de gestión te mantendrá informado de la ubicación exacta de tus vehículos, podrás planificar rutas, tender un adecuado seguimiento de las mercancías, gestionar a tu flota y asignar tareas a los conductores de manera rápida.

7. Software de clínicas

Un software para clínicas es un sistema de gestión dirigido a empresas del sector salud. Estos programas tienen funcionalidades para gestionar el personal, llevar el control de las citas, llevar las finanzas y la contabilidad, y almacenar información de manera centralizada. Es necesario que estos programas cumplan estrictamente con el reglamento de protección de datos. Los programas para clínicas cuentan con tecnología cloud para que el acceso a la información sea inmediato desde cualquier dispositivo. Además, hay programas administrativos para clínicas con módulos de marketing.

8. Software de almacenes

El software de gestión de almacenes cuenta con funcionalidades para controlar los movimientos de tu almacén, gestionar pedidos, organizar materiales, identificar productos caducados, clasificar inventarios y mucho más. Se trata de un programa especializado que se adapta a las necesidades de cada empresa. Los programas de gestión de almacenes se destacan por su precisión para aprovechar al máximo el espacio de tu almacén.

9. Software de nóminas

Es un programa de gestión que lleva el control de las nóminas de los trabajadores. Un software para nóminas estará al día con la normativa legal, realizará los cálculos de las nóminas y horas extras, tendrá herramientas para realizar la digitalización de documentos, llevará la gestión de finiquitos e impuestos etc. Hay programas de gestión de nóminas que cuentan con tecnología cloud. Los programas de gestión de nóminas optimizan las tareas para ahorrar tiempo y costes. Además, brinda más confianza a los trabajadores al realizar cálculos exactos de los sueldos.

Los mejores software de gestión

Software de gestión integral muy versátil con gran experiencia en el mercado y adaptado a múltiples sectores. Podrás gestionar cualquier área de tu empresa: clientes (CRM), compras, ventas, proyectos, contabilidad, compras, stock…

Como software empresarial , Sage tiene soluciones para todo tipo de empresas y autónomos. Sage 50 es un software adecuado para autónomos y pequeñas empresas de hasta 20 trabajadores. Está adaptado a múltiples sectores y es utilizado por miles de empresas en todo el mundo.

Una solución de contabilidad, gestión y facturación para pequeñas empresas que sirve perfectamente para quien busque algo simple y fácil de usar. Es un software generalista que se adapta bien a la mayoría de empresas.

Microsoft Dynamics es un software de gestión que se adapta a las necesidades de cada empresa. El programa te la posibilidad de implementar diferentes aplicaciones para personalizar tu gestión. Microsoft Dynamics cuenta con soluciones para el área de ventas, finanzas, marketing, servicio al cliente, etc. Este software ha sido elegido por grandes empresas como Coca Cola, Adobe y HP.

SQL Pymes es un ERP muy completo dirigido principalmente a las medianas y pequeñas empresas. Con este software será posible gestionar proyectos, llevar el control de las compras y ventas, fidelizar clientes y crear una tienda virtual. El programa se adapta a dispositivos móviles para brindarte comodidad y acceso a la información de tu empresa desde cualquier lugar en donde te encuentres.

Mygestión es un programa de gestión empresarial que se encarga del área contable. Este software está dirigido principalmente a medianas y pequeñas empresas de distintos sectores. Es un programa online que te permitirá acceder a la información de tu empresa en cualquier momento. Mygestión cuenta con funciones para registrar facturas, generar asientos contables, conciliación bancaria de cobros y pagos, balances y reportes financieros, etc. Es uno de los mejores programas de contabilidad para pymes.

Este software posee módulos de gestión de almacén, facturación, seguridad, y otros más que puedes implementar. El programa ofrece conexiones con bancos y tiendas online de acuerdo a tus necesidades. La aplicación móvil de Mygestión es otro de sus beneficios, sirve para control horario, contacto con el cliente, pedidos, facturas y más.

Sage 200 es un software de gestión de nóminas. Este programa tiene funcionalidades para el cálculo de nóminas actuales o retroactivas, creación de informes y gestión del tiempo laboral. Se trata de una solución que puede integrarse con otros programas de Sage. Además, puedes incluir funcionalidades más avanzadas a tu software de gestión de nóminas como Portal del Empleado, Trazabilidad de procesos, Gestión documental, etc.

Stel Order es un programa de gestión para pymes y autónomos. El software se caracteriza por funcionar como un ERP y CRM en la nube. Es decir, se trata de una solución todo en uno. Sus funcionalidades incluyen facturación, gestión de proyectos, generación de informes, gestión de clientes, traspaso de contabilidad, etc. Stel Order está disponible en dispositivos móviles para que puedes llevar el control de tu gestión desde cualquier lugar en donde te encuentres.

VisionWin es un software de gestión orientado a la contabilidad y facturación. El programa está dirigido principalmente a las medianas y pequeñas empresas, es gratuito y sencillo de manejar. La solución contable de VisionWin te ayudará a crear asientos contables, generar informes gráficos, introducir facturas, gestionar la documentación y mucho más. Incluso puedes importar información de otros programas como Contaplus y Contasol.

Altai Gestión es un software de gestión en la nube que brinda soluciones completas. El software te ofrece una serie aplicaciones para que elijas la que más se adapte a tus necesidades. Altai Gestión cuenta con soluciones para la contabilidad, gestión laboral y facturación. El software contable de Altai te permitirá introducir asientos contables, contabilizar facturas automáticamente, disponer y crear planes contables, etc.

Sistema de gestión ¿Qué es? ¿Cuántos tipos hay?

Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas de una organización. Un sistema de gestión analiza los rendimientos y los riesgos de una empresa, con el fin de otorgar un ambiente laboral más eficiente y sostenible.

Algunas empresas o PyMEs cuentan con actividades que no están automatizadas, que con frecuencia se soportan en sistemas departamentales y casi siempre en hojas Excel desarrolladas individualmente por los usuarios implicados en cada una de las funciones. Un software de gestión unifica la operación de todas las áreas del negocio para alinearlas con los objetivos de la empresa. Es importante que cada área tenga claro y definido tanto su objetivo como sus metas. Esto da la garantía de direccionar tu negocio más fácil y eficazmente.

Tipos de sistemas de gestión

ERP (Enterprise Resource Planning)

Los sistemas ERP dan soporte completo e integral a la gestión empresarial. Cuando nos preguntamos qué es un ERP no debemos quedarnos con sus siglas y decir que es la planificación de recursos empresariales. Un sistema ERP enlaza y determina multitud de procesos empresariales y facilita el flujo de datos entre ellos.

CRM (Customer Relationship Management)

Los sistemas CRM están orientados a dar soporte a los procesos relacionados con la gestión comercial y la relación con los clientes, tanto en el ámbito de preventa como en el de postventa. Es cierto que la mayor parte de los ERP cubren también esta faceta pero a nivel comercial existen productos orientados solamente a la gestión comercial y de relación con clientes. Por esta razón, podemos encontrar los sistemas CRM de forma integrada a un sistema ERP, abarcando una funcionalidad más amplia.

SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes)

Las actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes también han dado lugar a un mercado de aplicaciones orientadas a cubrir esta necesidad. La mayor parte de los sistemas ERP cubren esta función, pero algunas empresas implantan sistemas SGA especializados para conseguir un mayor nivel de automatización en la gestión de sus almacenes.

DMS (Sistemas de Gestión Documental)

Los sistemas de gestión documental son todos aquellos creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

BPM (Gestión de los Procesos Empresariales)

Los sistemas ERP permiten a los usuarios recoger datos o acceder a la información necesaria para el desarrollo de sus funciones y además pueden facilitar la secuenciación del trabajo y la coordinación del flujo operativo a través de los distintos departamentos y usuarios de la empresa. A esta capacidad de coordinación del flujo de trabajo es a lo que se le denomina BPM (Business Process Management) y se trata de una funcionalidad aportada por aplicaciones de software específicas o por algunos de los sistemas ERP actuales.

B.I. (Business Intelligence)

Los sistemas denominados “Herramientas de Business Intelligence” están orientados al análisis de la información disponible, facilitando la toma de decisiones. Se trata de sistemas fundamentalmente orientados a la dirección. Durante las últimas décadas, estos sistemas estaban claramente diferenciados del resto del sistema de gestión empresarial ERP. En estos momentos, muchos sistemas de gestión ERP incorporan sus propias herramientas de B.I. y de hecho algunos de los fabricantes internacionales de software de gestión han adquirido empresas especializadas en los sistemas B.I. para aportar una solución integrada tanto para la operativa empresarial (ERP), como para el análisis de la información (B.I.).

De todos los tipos de soluciones dentro de un sistema de gestión, el término “ERP” es el que mayor popularidad ha adquirido y el que comercialmente tiene más relevancia como sinónimo de “software de gestión empresarial”. Es por esta razón que se cree que un sistema de gestión es lo mismo que un sistema ERP y no lo es. Veámoslo en más profundidad:

¿Un software de gestión es lo mismo que un ERP?

La principal diferencia entre un software de gestión y un ERP deriva de su propia definición. Un ERP es un sistema que integra todos los procesos de negocio de una empresa, permitiendo que toda la información esté disponible en cualquier momento de manera centralizada, es decir, con acceso total todo el tiempo. Por su parte, un software de gestión normal se basa en múltiples aplicaciones independientes o modulares que duplican los datos o no los centralizan en una única base de datos. También encontramos sistemas informáticos que se basan en bases de datos de archivos independientes, lo cual dificulta la disponibilidad de la información en cualquier momento, con toda la problemática asociada a ello.

Asimismo, la definición de un ERP nos dice que este tipo de software está diseñado para modelar y automatizar los procesos de gestión de una empresa eliminando las complejas conexiones entre diferentes sistemas, lo que facilita el flujo de información entre las funciones de

Logística

Manufactura

Finanzas

Recursos humanos

En conclusión, un sistema ERP es un tipo de solución de un sistema de gestión.

Beneficios de un sistema de gestión

El papel de los sistemas de gestión ha ido evolucionado hasta convertirse en el soporte del funcionamiento de cualquier compañía. Son múltiples las ventajas que aportan estos sistemas a la organización:

Mayor volumen de trabajo con mínimos recursos

La integración que aportan los sistemas entre áreas de la empresa y con otras organizaciones está facilitando la automatización de los flujos de información, lo que redunda en una mayor agilidad a la hora de llevar a cabo los procesos, que cada vez están más automatizados y basados en reglas de gestión.

Control de todos los procesos de la compañía

Los sistemas de gestión facilitan el control de todos los procesos de la compañía, lo que a su vez permite la optimización a nivel de costos, calidad o tiempos y facilita la mejora continua.

Mayor comunicación e integración con el mercado

Cada día, los sistemas están más abiertos hacia el exterior y con mayor orientación al mercado y a los clientes. Disponer de una buena información del mercado y los clientes es básico para el éxito de cualquier empresa a la hora de alcanzar sus objetivos comerciales.

Reducción de costos

Además de la reducción en los propios costos de manejo de información y de costos administrativos, los sistemas de gestión aportan información que permite a la empresa reducir sus costos operativos. Por ejemplo, el sistema nos indica cuál es el orden que más conviene seguir para ejecutar el plan de producción, cuál es el proveedor con mejores precios y condiciones nos puede dar para un determinado pedido, dónde debo ubicar la mercancía en el almacén para gastar la mínima energía eléctrica o cómo agrupar mis efectos contables para tener los mínimos gastos financieros en función de las condiciones bancarias.

Mejorar el servicio al cliente

Se trata de un aspecto englobado en la mejora general de procesos de la empresa, pero que tiene una gran importancia para cualquier empresa. Disponer de una visión integral de la relación con el cliente va a facilitar a la empresa el poder dar el mejor servicio al cliente y, por lo tanto, aportar mayor valor diferencial con la competencia y conseguir un mayor grado de fidelización.

Integrarse con clientes y proveedores

La integración con clientes y proveedores constituye en estos momentos uno de los factores de optimización operativa más evidentes en cualquier empresa. Conseguir un buen nivel de integración, redunda no solo en la mejora de los costos, sino que evita errores y se traduce en una mejora del servicio a los clientes.

Gestión eficiente de recursos

La empresa cuenta con recursos limitados para desarrollar su actividad. Nos referimos a recursos de todo tipo; humanos, económicos, materiales e incluso la propia información como recurso. Los sistemas de gestión son el soporte fundamental para la gestión de estos recursos. De hecho, el término ERP se definió en torno a esta idea, ya que su significado es Planificación de los Recursos de la Empresa (“Enterprise Resource Planning”).

Por la división consultoría de