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▷ 4 mejores software de Gestión de Calidad [2022]

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Guía: cómo elegir un software de gestión de personas

Antes de contactar con un proveedor es crucial que determines 4 aspectos importantes que conciernen a tu perfil de empresa:

¿Para qué quieres el software? ¿Qué módulos necesitas que tenga el programa? ¿Cuánta gente va a usar la herramienta? ¿Tu empresa tiene las condiciones técnicas para implementar las soluciones que ofrecen los proveedores de software?

Una vez que respondes estas cuestiones, tienes las bases para contactar con uno o más proveedores.

Estas son las preguntas que cualquier proveedor debe despejar en la primera reunión

1. ¿Qué garantías ofrece?

Uno de los puntos que deben aclarar desde el principio es si hay o no un Service Level Agreement (SLA) o Acuerdo de Nivel de Servicio.

El SLA es el acuerdo en el que se establecen los servicios y la garantía de los niveles de calidad que esperas obtener, según explica la startup de gestión de talento Ascendo.

Tal y como señala Ascendo, el SLA que te ofrecen debe detallar, por lo menos:

¿Cuál es el rendimiento de la plataforma que adquieres?

¿En cuánto tiempo deben responderte ante la aparición de un problema?

¿Quiénes pueden usar la plataforma y qué es lo que pueden hacer en ella (roles)?

¿Cuáles soluciones deben dar en caso de que surjan fallas en los servidores, las bases de datos o en las entregas de reportes?

2. ¿Cuáles son los cambios que debes hacer en tu empresa al adoptar el software?

La implementación de un software que concentra la información de tus trabajadores, la analiza y te propone acciones para mejorar los niveles de compromiso, alineación, clima laboral y bienestar, entre otros aspectos, solo tiene sentido si tanto el liderazgo como el área de RRHH, y la organización en general, adoptan un enfoque centrado en los colaboradores para aportar valor a la empresa.

De hecho, si tu empresa no se siente lista para hacer este cambio en su cultura organizacional, tu proveedor debe acompañarte paso a paso en este proceso, indica la desarrolladora Intuo.

3. ¿Cuál es la adaptabilidad de la herramienta?

Ya sea que se trate de un traje hecho a la medida o de un sistema modular que te permita realizar integraciones con otras herramientas digitales, este es un aspecto clave que debes conocer desde el principio.

4. ¿El software escala con tu negocio?

Un software escalable es aquel que evoluciona con tu negocio a medida que este crece y sus necesidades cambian.

Como aconseja Ascendo, si quieres evitar fallos lo más recomendable es que adoptes los desarrollos que propone el proveedor porque estos han sido probados anteriormente con otros clientes y, por lo tanto, fueron probados con antelación. En cambio, si solicitas desarrollos hechos a la medida, la probabilidad de que surjan errores es mayor, pues siempre serán herramientas en fase experimental.

5. ¿Cuál es la metodología que aplica tu potencial proveedor para medir el desempeño de tus colaboradores?

En este caso, te recomendamos uno que te ofrezca un seguimiento en tiempo real con base en objetivos SMART, que se caracterizan por ser:

Específicos

Medibles

Alcanzables

Relevantes

A Tiempo

6. ¿Cuáles son los reportes que obtienes y con qué periodicidad?

Un software de gestión de personas debe ofrecer reportes individuales, por área y generales.

7. ¿Cuáles son los servicios que acompañan a la adquisición del producto?

Estos son los servicios añadidos que tu potencial proveedor debe proporcionarte:

Onboarding

La asesoría necesaria para que comiences a implementar la herramienta.

Implementación

Garantiza que todas las funciones que solicitas operan al 100%.

Capacitación

Formación continua para que seas un experto en la metodología de gestión que aplicas con la herramienta.

Integraciones

Reúne la información de otros sistemas en tu software de gestión.

8. ¿Cuál es su experiencia como proveedor?

Averigua:

¿Qué tipo de profesionales integran su plantilla?

¿Qué organismos certifican la calidad de sus servicios?

¿Quiénes son sus clientes actuales?

9. ¿Cuáles son sus casos de éxito?

Esto es crucial por 2 razones:

Cuando eliges un proveedor que tiene entre sus clientes a empresas líderes de diversas industrias, tu organización aumenta su valor, pues se sitúa en una élite. Al final, los números positivos que el potencial proveedor te puede demostrar son los que más te garantizan que su software y los servicios que brinda son efectivos.

10. ¿Cómo impacta su solución en el bienestar de los colaboradores?

No solo se trata de lo que las soluciones digitales ofrecen en términos de servicio y facilidad de gestionar los procesos, sino en cómo todo esto se refleja en un incremento del bienestar de los colaboradores, que es uno de los indicadores más claros para saber qué tan efectiva es la herramienta de tu potencial proveedor.

Indaga cuáles son los resultados que tienen con sus clientes en este aspecto. En definitiva, cómo, gracias a la tecnología, logran una gestión de personas más humana.

11. ¿Cuánto deberás invertir?

Usualmente los costos dependen de factores como:

¿Se trata de una licencia?

¿Un programa confeccionado a la medida?

¿Se aloja en la nube?