Guía para. implementar una oficina de Gestión de Información IMO

Certificado de profesionalidad en sistemas de gestión de información

Preinscripción

Denominación: Certificado de profesionalidad en Sistemas de gestión de información.

Código: IFCD0211.

Familia profesional: Informática y Comunicaciones.

Área profesional: Desarrollo.

Ámbito: Comunidad de Madrid. Aula virtual.

Requisitos técnicos: Disponer de un equipo informático, cámara web, micrófono y conexión a internet.

Duración 510 horas de formación, 80 horas de prácticas.

Fechas y horario: Del 5 de octubre de 2020 al 16 de marzo de 2021, de lunes a viernes, de 16:00 a 21:00 horas.

OBJETIVOS:

Implementar y administrar sistemas de gestión de información en una organización, según un diseño especificado, ubicados en plataformas y soportes informáticos heterogéneos que garanticen su registro, clasificación, distribución y trazabilidad.

Contenidos:

MF0933_3 Consulta y manipulación de información contenida en gestores de datos.

Modelos de datos y visión conceptual de una base de datos.

Implementación y uso de una BD.

Herramientas de los sistemas gestores de bases de datos. Pasarelas y medios de conexión.

MF0967_3 Creación y gestión de repositorios de contenidos. (a partir del 9 de diciembre de 2020)

Repositorios de contenidos.

Lenguaje XML 80.

Desarrollo de un CMS.

MF0968_3 Administración de sistemas de gestión de información.

Gestión y control de los Sistemas de información.

Canales de distribución y publicación utilizados en los sistemas gestores de información.

MP0459 Módulo de prácticas profesionales no laborales.

Duración horas totales certificado de profesionalidad: 590H

Ocupaciones o puestos de trabajo relacionados:

Gestor de contenidos.

Gestor de portales web.

Administrador de sistemas de contenidos.

Integrador de sistemas de información.

REQUISITOS:

Poseer alguna de las siguientes titulaciones COU, FPII, Bachillerato, Ciclos formativos de grado superior.

Poseer un Certificado de nivel 3.

Poseer un Certificado de nivel 2 (de la misma familia profesional).

Tener superada la prueba de acceso a mayores de 25 y/o 45 años.

strong>Solicita ya tu plaza rellenando la ficha de preinscripción o desde nuestro portal del alumno.

Más información llamando al 917 454 530 de lunes a jueves de 9:00 a 15:00 y de 16:00 a 20:30 horas, y los viernes de 9:00 a 14:00 y de 15:30 a 20:30 horas.

*Estos datos no son definitivos y podría haber cambios.

Sistema de gestión de la información ¿Cómo romper silos de información?

Si una empresa no dispone de un sistema de gestión dela información, aparece un enemigo: los silos organizacionales.

¿Qué son los silos organizacionales?

Se trata de la incapacidad para trabajar eficientemente entre las áreas o unidades de negocio que integran la empresa, es decir, que cada departamento dentro de la empresa, se “aisla”, para trabajar a su propia manera.

Según un estudio de PwC, “el 50% de las compañías trabaja con silos organizacionales”.

Por lo tanto, podemos afirmar que las empresas que actualmente no cuentan con un sistema de gestión de la información integrado, normalmente, sufren de silos organizacionales.

Los silos de información hoy

Los silos complican los flujos de información, porque las organizaciones se vuelven lentas y poco ágiles y puede impedir que la organización tome decisiones basadas en datos fiables.

A lo largo de estos años y actualmente seguimos encontrándonos con numerosas empresas, donde cada departamento disponía de un sistema de gestión de la información independiente y aislado. Debido a la gran cantidad de aplicaciones de gestión documental con las que cuentan las empresas, suele ocurrir que estas den origen a silos de información.

Uno de los grandes hándicaps de estos repositorios de información aislados es la dificultad de poder explotar esa información que contienen. Además:

Las oficinas técnicas implantan sistemas complejos PDM (Product Data Management), donde gestionar los archivos de CAD.

Los departamentos de compras poseen webs donde compartir la documentación con sus proveedores.

Los equipos de producción mantienen copias en papel de los planos generados por las oficinas técnicas.

El área comercial o el departamento de calidad disponen de sus sistemas propios.

¿Cómo romper con los silos de información?

Consideramos que la estrategia de la trasformación digital, digitalización o industria 4.0 pasa por la rotura de estos silos, dotando a las organizaciones de los sistemas de gestión de la información necesarios. ¿No estás de acuerdo?

Las empresas necesitan soluciones de negocio que faciliten la integración desde la ingeniería a la planta, que permitan optimizar los procesos volviendo las organizaciones más agiles ante los cambios. Welch predijo que: “al eliminar los silos organizacionales, las compañías podrían conseguir la velocidad y la innovación tecnológica que llegarían en el siglo XXI”.

La transformación digital es integral en la organización. Se necesita una vista de extremo a extremo de los procesos, un ciclo de información que conecta todas las piezas de innovación, calidad y eficiencia. Su visión es obtener una verdadera inteligencia y entregarla al punto de acción, donde se puedan tomar decisiones impactantes que verdaderamente hagan avanzar el valor añadido. Eso significa que los datos deben recopilarse de forma tal que sean accesibles y significativos, desde la ingeniería al proceso de fabricación.

El papel de los sistemas de gestión de la información en la rotura de los silos, favorece la eliminación de estos silos de información en las empresas, ya que tener los datos bien estructurados es extremadamente importante para la empresa. Solo de esta forma, la organización será capaz de interpretar y utilizar esos datos de la mejor manera posible.

Al compartir los datos obtenidos por cada departamento, surgirán nuevos usos para los mismos que, a su vez, aportarán un valor, imposible de conseguir si la información se quedase restringida al conocimiento de un solo departamento.

En el mercado hay numerosos softwares comerciales que solucionan la problemática de la gestión documental para organizaciones industriales. Si quieres leer más sobre estos sistemas de gestión de la información te recomendamos que leas sobre: SOLIDWORKS PDM.

Este tipo de soluciones deben estar desarrolladas sobre tecnología SOA, arquitectura basada en servicios, con el objetivo de integrar el repositorio documental con otras aplicaciones de la organización como el software ERP, el CRM, el sistema MES,…

¿Cuáles son los beneficios de eliminar los silos de información con sistemas de gestión de la información?

Las empresas que consiguen eliminar los efectos negativos de los silos pueden beneficiarse de:

Comunicación más ágil

Mejora en el uso de información

Departamentos que trabajan en sintonía

Colaboración entre áreas

Visión global capaz de reflejar las acciones de cada departamento.

El resultado es un ahorro de tiempo y de costes, así como la creación de un proceso más eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa.

¿Quieres saber más sobre los sistemas de gestión de la información? No te pierdas nuestro próximo post aquí.

Guía para. implementar una oficina de Gestión de Información IMO

Transcripción

1 Guía para implementar una oficina de Gestión de Información IMO Luis Alejandro Ruiz Bareño- Alexis Mauricio Tovar Moreno ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERIA JULIO GARAVITO Oswaldo Castillo Navetty DIRECTOR DE PROYECTO

2 1 Nota de aceptación Presidente del Jurado Jurado Jurado Bogotá 30 de mayo de 2016

3 2 Tabla de Contenido 1. INTRODUCCIÓN MARCO TEÓRICO Dato Información Gestión Gestión de información Componentes de la información Gobierno de la información Calidad de la información Gestión del ciclo de vida de la información Intercambio de información CONSTRUCCIÓN DE LA PROPUESTA OBJETIVOS DE LA GUIA ROL DE DIRECTOR DE LA OFICINA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN PARTICIPANTES PLAN DE CALIDAD DE LOS COMPONENTES DE INFORMACIÓN GOBIERNO DE LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN Beneficios Mejores Practicas GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Software recomendado LENGUAJE COMÚN DE INTERCAMBIO DE COMPONENTES DE INFORMACIÓN Uso del lenguaje de intercambio Consumo servicio de intercambio de información Proceso de atención a una solicitud de servicio Software recomendado DIRECTORIO DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN Para qué puede utilizarse el Directorio?...25

4 Diferencias Directorio de servicios frente a las diferentes tecnologías que se encuentran en el mercado Software Recomendado ACUERDOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN...27 Definiciones Beneficios del SLA: Establecer un SLA Implementar el SLA Software Recomendado MAPA DE INFORMACIÓN MIGRACION DEL DATO DESCRIPCIÓN...32 LINEMIENTO ASOCIADO A LA MIGRACIÓN DEL DATO Administración del dato maestro (MDM) Qué son los datos Maestros? Los Datos Maestros hacen referencia a: Que es Gestión de datos maestros LINEAMIENTOS DEL MARCO DE REFERENCIA DE AE ASOCIADOS CICLO DE VIDA DEL DATO QUÉ ES EL CICLO DE VIDA DEL DATO? QUÉ FLUJO DE PASOS DEBE DESARROLLAR UNA INSTITUCIÓN PARA GESTIONAR EL CICLO DE VIDA DEL DATO? LINEAMIENTOS DEL MARCO DE REFERENCIA DE AE ASOCIADOS GUÍA MAPA DE INFORMACIÓN GOBIERNO DEL DATO Beneficios Ámbitos del Gobierno del Dato Flujo de pasos del gobierno del dato Lineamientos del marco de referencia de AE asociados IMPLEMENTACIÓN DE LA OFICINA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Fase 1- Definición Visión Misión Valores Objetivos...68

5 Alcance y Propósito Fase 2 - Diagnostico Entender la estrategia organizacional Diagnóstico de la situación actual Realizar el entendimiento de la situación actual (nivel de participación de áreas involucradas, manejo de conceptos sobre gestión de información) Realizar capacitación sobre conceptos generales de gestión de información Estructurar el equipo y plan de trabajo Fase 3 - Diseño Principios Triple resultado Excelencia en la gestión Filosofía institucional Estrategias Estrategia del negocio Modelo de negocio Modelo de datos Estrategia de TI Modelo de software Arquitecturas Arquitectura de negocio Arquitectura de datos Arquitectura de TI Ingeniería y diseño Ingeniería de requerimientos Construcción de software Operación Cadena de valor Gobernabilidad de TI Gestión de proyectos de TI Fase 4 Implementación Gobierno de la calidad de la información...75 Identificar la necesidad...75

6 Gobierno de la arquitectura de la información Gestión de documentos electrónicos Lenguaje común de intercambio de componentes de información Directorio de servicios de información Acuerdos de intercambio de información Mapa de información...78

7 6 Tabla de figuras Figure 1 Clasificación de la información...10 Figure 2 Búsqueda de la entidad que propone los lineamientos para el desarrollo de la oficina de gestión de la información...14 Figure 3 Arquitectura de datos estándar...21 Figure 4 Factores de exito para la migración del dato...33 Figure 5 Linea base para la migración del dato...33 Figure 6 Clasificación de los datos maestros...36 Figure 7 Clasificación de gestión de datos maestros...36 Figure 8 Pasos para implementar la administración de datos maestros...37 Figure 9 Ciclo de vida del dato...41 Figure 10 Pasos para Gestionar el ciclo de vida del dato...42 Figure 11 Pasos para implementar el mapa de información...49 Figure 12 Ámbitos del gobierno del dato...56 Figure 13 Pasos para implementar el gobierno del dato...58 Figure 14 Metodología de la implementación IMO...66 Figure 15 Fases de implementación de la IMO...67

8 7 1. INTRODUCCIÓN En la decanatura de ingeniería de sistemas de la Escuela Colombiana de Ingeniería se estableció una maestría en Gestión de Información, se nos presenta la inquietud de que, así como existe una entidad como la PMI (Project Management Institute) que define los estándares y lineamientos para una PMO (Project Management Office) nos preguntamos si existe una entidad a nivel internacional que defina los estándares y lineamientos para la creación de una oficina de gestión de información. La información se ha vuelto el activo más importante de las organizaciones, y disponer de la información necesaria en el momento preciso debería ser fácil, de esto dependerá, en gran medida el éxito estratégico y el cumplimiento de los objetivos de la organización. Adicionalmente la empresa será mucho más competitiva en el mercado global cuanto más enfoque, aprovechamiento y explotación se tenga de la información. La información es parte fundamental en toda empresa, ya que, es esta la que provee un alto nivel de competitividad frente a la competencia en el mercado actual, adicionalmente, una de las funciones principales, es que por medio de la información las personas de la organización adquieran conocimiento, incentivando el aprendizaje de todos los miembros y por ende plantear soluciones, que proporcionen propuestas innovadoras que conlleven al desarrollo y éxito de la empresa. Sin embargo, la información por sí sola es relevante, es necesario desarrollar una adecuada gestión, ya que, una de las ventajas de gestionar la información es que por medio de esta se proporcionan los recursos de información necesarios para una buena toma de decisiones, se desarrollan nuevos conocimientos que posibilitan calidad y eficiencia en los servicios y productos de las organizaciones Según Ponjuán Dante (2004) la Gestión de la información tiene el objetivo de: Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y eso de la información. Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de información Asegurar un suministro continuo de la información. Adicionalmente las funciones de Gestionar la información según Páez Urdaneta (1990) hace referencia a: Determinar las necesidades internas de información (relativas a las funciones, actividades y procesos administrativos de la organización) y satisfacerlas competitivamente.

9 8 Determinar las necesidades de inteligencia externa de la organización y satisfacerlas competitivamente. Desarrollar la base informacional de la organización y garantizar su accesibilidad. Optimizar el flujo organizacional de la información y el nivel de las comunicaciones. Desarrollar la estructura informacional de la organización y garantizar su operatividad. Manejar eficientemente los recursos institucionales de información, mejorar las inversiones sucesivas en ellos, y optimizar su valor y su aprovechamiento organizacional. Garantizar la integridad y accesibilidad a la memoria corporativa. Evaluar periódicamente la calidad e impacto del soporte informacional para la gestión y el desarrollo de la organización. Optimizar el aprovechamiento de la base y la estructura informacionales de la organización para incrementar su productividad o el rendimiento de la inversión. Establecer, aplicar y supervisar los procedimientos relativos a la seguridad de la información organizacional. Entrenar a los miembros de la organización en el manejo o la utilización, de los Recursos informacionales de la organización. Contribuir a modernizar u optimizar las actividades organizacionales y los procesos administrativos, relacionados con ellas. Garantizar la calidad de los productos informacionales de la organización, y asegurar su dimensión efectiva. Este documento es una guía para lograr adoptar los elementos requeridos para la composición de una oficina de gestión de información con lineamientos, roles, estándares y herramientas. Esta guía busca orientar a la empresa durante la implementación de la oficina de gestión de información. Se explicarán mecanismos para lograr de una forma ordenada, estructurada, eficiente y segura, que la gestión de la información responda a las necesidades y objetivos estratégicos de la empresa.

10 9 2. MARCO TEÓRICO Dado que este trabajo se centrará en la gestión de la información es fundamental aclarar algunos conceptos para el buen entendimiento de la guía. 2.1 Dato El dato es una representación simbólica de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Un dato es un documento, una información o un testimonio que permite llegar al conocimiento de algo o deducir las consecuencias legítimas de un hecho. Los datos aisladamente pueden no contener información humanamente relevante. Sólo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque, hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos datos Es importante tener en cuenta que el dato no tiene sentido en sí mismo, sino que se utiliza en la toma de decisiones o en la realización de cálculos a partir de un procesamiento adecuado y teniendo en cuenta su contexto. Por otra parte, en el campo de humanidades, los datos se consideran como una expresión mínima de contenido frente a un tema, sin embargo, el conjunto de datos con relación constituye una información. Existen diferentes tipos de datos: Datos cualitativos: Son todos aquéllos que contestan la pregunta Cuál? (o Cuáles? ). En este grupo se encuentran datos que indican color, textura, sentimientos, experiencias. Datos cuantitativos: Son los datos que se refieren a números. Datos categóricos: colocan el objeto por describir en una categoría. Datos discretos: son datos numéricos enteros y sólo se pueden expresar con una cifra. Datos continuos: Son datos numéricos que sí pueden recibir cualquier valor.

11 Información La información es un conjunto de datos sobre un suceso, hecho o situación, que al ser organizados en un contexto tienen su significado, cuyo propósito puede ser el de incrementar el conocimiento acerca de algo. La información es un recurso necesario e importante que se genera gracias al uso de los sistemas de información, a través de una gestión adecuada de cada uno de los procesos de la empresa. Se podrá clasificar el valor de la Información de acuerdo a: Gerencial: La información permite a la alta Gerencia tomar decisiones efectivas que contribuyen al éxito de la empresa. Operacional: La información apoya en las actividades de rutina o repetitivas, en este caso operativas que realiza la Organización. Documental: La información sirve de evidencia sobre hechos ocurridos en la Empresa. Histórico: La información es relevante ya que nos muestra hechos pasados o provee datos para proyectarse a futuro. Información de la institución está conformado por el conjunto de flujos de información internos y externos. La identificación de los flujos de información permite a una institución conocer la información que actualmente intercambia con otras instituciones y actores, y cómo fluye la información al interior. Figure 1 Clasificación de la información

12 Gestión La gestión es la dirección o administración de una compañía o de un negocio. la gestión, que tiene como objetivo primordial el conseguir aumentar los resultados óptimos de una industria o compañía Depende fundamentalmente de tres pilares básicos gracias a los cuales puede conseguir que se cumplan las metas marcadas. La gestión se sirve de diversos instrumentos para poder funcionar, los primeros hacen referencia al control y mejoramiento de los procesos, en segundo lugar, se encuentran los archivos, estos se encargarán de conservar datos y por último los instrumentos para afianzar datos y poder tomar decisiones acertadas. De todos modos, es importante saber que estas herramientas varían a lo largo de los años, es decir que no son estáticas, sobre todo aquellas que refieren al mundo de la informática. Es por ello que los gestores deben cambiar los instrumentos que utilizan a menudo. Una de las técnicas que se usa dentro de la gestión es la fragmentación de las instituciones. Esto quiere decir que se intenta diferenciar sectores o departamentos. Dentro de cada sector se aplicarán los instrumentos mencionados anteriormente para poder gestionarlos de manera separada y coordinarse con los restantes. 2.4 Gestión de información Es un conjunto de procesos por los cuales se controla el ciclo de vida de la información, desde su captura, hasta su disposición final con el cliente. Estos procesos también comprenden la extracción, combinación, depuración y distribución de la información a los interesados, Esto enfocado a los procesos del negocio, ya que, son lo que proveen información, adicionalmente uno de los objetivos de la gestión de la información es garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. 2.5 Componentes de la información Gobierno de la información El Gobierno de la información es un tema de suma importancia en todas y cada una de las empresas en la actualidad. La correcta implementación de esta estrategia beneficia a las organizaciones en la generación de valor a partir de los datos y coordina y gestiona su correlación con el área de negocio.

13 12 El Gobierno de la información es una disciplina encargada de la dirección de gente, procesos y tecnología que permite habilitar a una compañía a apalancar la información como un recurso de valor empresarial, y al mismo tiempo, es la encargada de mantener a los usuarios, auditores y reguladores satisfechos, usando la mejora de la calidad de los datos para retener clientes, constituyendo y guiando a nuevas oportunidades en el mercado. Seis pasos para el gobierno de la información: Establecer metas: Sentencias principales que guían la operación y desarrollo de la cadena de suministro de información. Definir métricas: Conjunto de medidas usadas para evaluar la efectividad del programa y los procesos de gobierno asociados. Tomar decisiones. La estructura organizacional y el modelo de cambio ideológico para analizar y crear políticas de decisión. Comunicar políticas: Herramientas, habilidades y técnicas usadas para comunicar decisiones políticas a la organización. Medir resultados: Comparar resultados de las políticas con las metas, entradas, modelos de decisión y comunicación para proveer constante retroalimentación sobre la efectividad de la política. Auditar. Herramienta usada para comprobar todo Calidad de la información La información disponible en la empresa debe cumplir con los atributos de: contenido apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad. Esta norma plantea los aspectos a considerar con vistas a formar juicio sobre la calidad de la información que utiliza una empresa. El manejo de la calidad de la información se da desde la captura de la misma. En la captura de los datos se ha trabajado enormemente en funcionalidad de validación, que permita al sistema ayudar en la revisión de la validez de los datos que se están incorporando al sistema Gestión del ciclo de vida de la información La gestión del ciclo de vida de la información tiene como objetivo el uso eficaz de los medios para el almacenamiento de la información con el fin de tener en cuenta los

14 13 requisitos técnicos regulatorios y legales más adecuados para almacenar la información y tenerla disponible. Por lo tanto, el ciclo de vida de la información abarca los conceptos de disponibilidad y velocidad de acceso a la información Intercambio de información El intercambio de información entre organizaciones requiere de acuerdos entre éstas para definir las estructuras a partir de las cuales se intercambiarán los datos requeridos. Este proceso se hace dispendioso si es necesario llegar a acuerdos entre las diferentes organizaciones, cada una en procesos independientes. Para facilitar la definición de estas estructuras se definió el Lenguaje común de intercambio de información el cual brinda un significado y una estructura unificada sobre los datos, facilitando el entendimiento del negocio y el intercambio de información de la organización, facilitando su gestión y su relación con el ciudadano. Beneficios Permite un mayor entendimiento de la información que se intercambia. Facilita el flujo de información en los servicios de intercambio de información. Simplifica la estructuración de la información de forma estandarizada. Posibilita la reutilización de conceptos en el intercambio de información. Garantiza que la información a intercambiar sea de calidad. Minimiza los tiempos de diseño de elementos. Reduce los tiempos de implementación y ejecución de servicios.

15 14 3. CONSTRUCCIÓN DE LA PROPUESTA Figure 2 Búsqueda de la entidad que propone los lineamientos para el desarrollo de la oficina de gestión de la información Viendo justificación del proyecto, analizando la importancia de la gestión de la información en las empresas, emprendimos la búsqueda de una entidad que definiera los estándares y lineamientos para implementar una oficina de gestión de la información. Para el final de esta búsqueda nos podríamos encontrar con dos situaciones: 1. Si encontramos una entidad que defina los estándares de cómo implementar una oficina de gestión de la información(imo). 2. No encontramos una entidad que definiera estándares de cómo implementar una IMO. Basándonos en nuestra búsqueda en diferentes entidades tales como: Davivienda, Pichincha, Taylor & Johnson, Fincomercio; nos dimos cuenta que no existe como tal una oficina de gestión de la información, por ende, no encontramos ninguna entidad que defina los estándares básicos de cómo llevar a cabo la creación de una oficina de gestión de la información, Por lo que decidimos realizar nuestra propia guía de cómo implementar una oficina de gestión de información y adaptarla a los estándares de la industria colombiana. la

16 15 Sin embargo, en nuestra búsqueda nos encontramos con expertos en implementación de Arquitecturas Empresariales y nos sugirieron, tomar como guía el framework de Arquitectura Empresarial que plantea el Mintic (Ministerio de Tecnologías de la información y Comunicación). 4. OBJETIVOS DE LA GUIA Busca identificar los conceptos asociados a la gestión de la información, así como las habilidades, técnicas que puedan tener impacto en el éxito de la Gestión de la Información. Promueve y proporciona un vocabulario común para el uso y la aplicación de los conceptos de la gestión de la información. El objetivo de esta guía es orientar a la empresa durante la implementación de la oficina de gestión de información. Mostrar, a partir de buenas prácticas, cómo se implementa paso a paso la oficina de gestión de información. 5. ROL DE DIRECTOR DE LA OFICINA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Será una persona designado por la organización para liderar el grupo de trabajo o el equipo que conformen esta oficina, así mismo, tendrá responsabilidades como velar por el complimiento de los procesos y alcanzar las metas establecidas para la oficina, adicionalmente, tendrá una relación estrecha con diferentes roles de la compañía, como los de analista de negocio, director de aseguramiento de la calidad, Coordinador de TI.

17 16 6. PARTICIPANTES Plan de calidad de los componentes de información: Experto en gestión de calidad. Gobierno de la arquitectura de información: Preferiblemente una persona con certificación en Cobit 5 o con experiencia en arquitecturas de información. Gestión de Documentos Electrónicos: Rol experto en proyectos de documentación. Lenguaje Común de intercambio de información: Personal encargado y con conocimientos en la administración del estándar GEL-XML. Directorio de servicios de información: Rol en experiencia en bases de datos en servicios de directorio. Acuerdos de intercambio de información: Rol con experiencia en manejo de SLA. Mapa de información: Rol con conocimientos en gestión documental. En gestión de documentos electrónicos. 7. PLAN DE CALIDAD DE LOS COMPONENTES DE INFORMACIÓN La empresa debe contar con un plan de calidad de los componentes de información que incluya etapas de aseguramiento, control e inspección, medición de indicadores de calidad, actividades preventivas, correctivas y de mejoramiento continuo de la calidad de los componentes. El plan de calidad es un documento en el que se específica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico. Una vez que la organización ha decidido desarrollar un plan de calidad, ésta debería identificar las entradas y el alcance del plan de la calidad. Aspectos a tener en cuenta en la preparación del plan de la calidad son: Identificar a la persona responsable de la preparación del plan de la calidad. Documentación del plan de la calidad. Responsabilidades. Coherencia y compatibilidad del contenido y formato con el alcance, los elementos de entrada y las necesidades de los usuarios previstos. Presentación y estructura. Hay varias situaciones en que los planes de la calidad pueden ser útiles o necesarios, por ejemplo: Mostrar cómo el sistema de gestión de la calidad de la organización se aplica a un caso específico; Cumplir con los requisitos legales, reglamentarios o del cliente;

18 17 En el desarrollo y validación de nuevos productos o procesos; Demostrar, interna y/o externamente, cómo se cumplirá con los requisitos de calidad; Organizar y gestionar actividades para cumplir los requisitos de calidad y objetivos de la calidad; Optimizar el uso de recursos para el cumplimiento de los objetivos de la calidad; Minimizar el riesgo de no cumplir los requisitos de calidad; Utilizarlos como base para dar seguimiento y evaluar el cumplimiento de los requisitos para la calidad En ausencia de un sistema de la gestión de calidad documentado 8. GOBIERNO DE LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN En este lineamiento se va a tratar como se debe implementar y gobernar la Arquitectura de Información, estableciendo métricas e indicadores de seguimiento, gestión y evolución de dicha arquitectura. Arquitectura de información La Arquitectura de la Información es: El arte y la ciencia de la organización de la información que ayuda a la gente a satisfacer efectivamente sus necesidades de información. La Arquitectura de la información envuelve investigación, análisis, diseño e implementación. Se puede concluir con las diversas definiciones, que la arquitectura de la información es a) la combinación de la organización, rotulación, y esquemas de navegación asociados a los sistemas de información. b) el diseño estructural de los espacios de información para facilitar las tareas y acceso intuitivo del contenido; c) El arte y la ciencia de estructurar y clasificar los sitios web y las intranets para ayudar a las personas a encontrar y manejar información; d) una disciplina emergente y una práctica común enfocado en los principios de diseño y arquitectura para el ámbito digital. La Arquitectura de la Información es independiente de la estructura organizacional y la utilización tecnológica 8.1 Beneficios La Arquitectura de la Información brinda muchos beneficios al ubicar rápidamente la información, encontrar con el menor esfuerzo, establecer relaciones o enlaces, además de reducir costos de mantenimiento y procesos de reingeniería. Para una empresa es importante que sus clientes encuentren la información, y que esta información conduzca

19 18 al usuario a tomar una decisión. Cada institución debe evaluar los costos que pueden implicar. El costo en la búsqueda de Información Existe un costo al encontrar la información. Si se dedica más tiempo en hallar un documento, esos minutos de demora se pueden reflejar en un costo de horas/hombres, que la empresa gasta por una falta de planificación. El costo de construcción y mantenimiento Existe un costo para diseñar y construir un sitio web, y en caso de cambios, se invierte dinero y tiempo para rediseñarlo cuando no soporta escalabilidad ni accesibilidad. Similarmente existe un costo de mantenimiento del sitio Web, el cual sin una estructura clara, puede convertirse en una tarea engorrosa y fatigante. El costo en educación y capacitación Existe un costo en el valor de la educación de los clientes, los cuales pueden tener familiaridad con el sistema de navegación y las herramientas de búsqueda, y el rediseño de una nueva interface puede representar un retraso en la curva de aprendizaje de los usuarios. Los beneficios se reflejan en la facilidad de integración de los sistemas, datos e información; en procesos documentados y datos en un repositorio central; en el apoyo en el control de los datos, la gestión de la información y funciones de inventario de datos; en la comprensión del negocio y la generalización de un vocabulario estandarizado y en la identificación de la redundancia de datos y duplicación de procesos. 8.2 Mejores Practicas Cobit 5 9. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS En esta sección se va a tratar como se debe implementar y gestionar los documentos electrónicos, sus beneficios, sugiriendo el software recomendado según análisis en las diferentes empresas que lo han utilizado.

20 Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Es el software o programa destinado a gestionar los documentos electrónicos que desean preservarse a mediano y largo plazo. Puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados o en la combinación de varios tipos de programas informáticos. El SGDEA es un sistema de información o un grupo de sistemas de información destinados a gestionar documentos electrónicos para ser archivados y también documentos de archivo tradicionales. Estudio MarketScope for Enterprise Records Management, elaborado por la firma consultora Gartner, recomienda tener en cuenta las siguientes consideraciones cuando se piensa implementar un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Evaluar las capacidades del producto de SGDEA para integrar y ampliar la política de retención de documentos de archivo en otros formatos, sistemas de correo electrónico, archivos de documentos y almacén de expedientes, así como sus capacidades de búsqueda y recuperación electrónicas. Considerar los productos de gestión documental como iniciativas para aplicar políticas de retención y validez jurídica para diferentes tipos de contenido y medios de comunicación -documentos físicos-, que pueden ser distribuidos en los centros de archivo, documentos electrónicos, que pueden archivarse en múltiples sitios, , que pueden existir en el sistema de correo electrónico. Si se va a desarrollar el software se recomienda adoptar una metodología de desarrollo de software que cumpla con las mejores prácticas en las fases de diseño, implementación, pruebas 9.2 Software recomendado Alfresco Athento 10. LENGUAJE COMÚN DE INTERCAMBIO DE COMPONENTES DE INFORMACIÓN En esta sección se va a tratar como se debe implementar, gestionar, su semántica y sintaxis del lenguaje común de intercambio de componentes de información.

21 20 Este lenguaje común de intercambio de información brinda un significado y una estructura unificada sobre los datos, facilitando el entendimiento del negocio y el intercambio de información de la organización, facilitando su gestión y su relación con el ciudadano, este lenguaje común de intercambio de componentes de información, está basado en el estándar GEL-XML. Identificar los siguientes problemas de intercambio de información que la organización pueda estar presentando Se desarrollan soluciones particulares a los diferentes requerimientos. Se requiere gran esfuerzo para la obtención y entrega de la información. Procesos de generación de datos con participación de personas (no automático) que probablemente genera errores en los datos. Dificultad en entender el significado (semántica) de la información intercambiada Beneficios de la adopción del estándar que la empresa pueda evidenciar se encuentran: El lenguaje común de intercambio de información les sirve a las entidades para: Permitir el entendimiento de la información que se intercambia Facilitar el flujo de información en los servicios de intercambio de información Estructurar la información de forma estandarizada Reutilizar conceptos en el intercambio de información Intercambiar información de calidad Ahorro en tiempo de diseño de elementos Ahorro en tiempo de implementación de transformaciones Ahorro en tiempo de ejecución del servicio Ahorro en tiempo de implementación del servicio Quien define: Es el estándar definido por el Estado Colombiano para intercambiar entre organizaciones, facilitando el entendimiento de los involucrados en los procesos de intercambio de información. Características El lenguaje se caracteriza por abordar la información que se usa o intercambia desde un punto de vista conceptual y técnico, los cuales se explican a continuación. Es necesario tener en cuenta cómo se organiza un dato el Lenguaje común de intercambio de información cuenta con una arquitectura de basada en capas.

22 21 Figure 3 Arquitectura de datos estándar 10.1 Uso del lenguaje de intercambio Pasos a seguir por las organizaciones para proveer y/o consumir servicios de intercambio de información 1. Identificar las necesidades de uso o intercambio de información 2. Identificar el tipo de intercambio de información 3. Proveedor: ofrecer información a otra organización 4. Consumidor: usar información de otra organización 5. Conocer el Lenguaje común de intercambio de información, la implementación técnica y el proceso de mantenimientos y evolución. Cuando su necesidad en proveer información Identifique la información que se va a ofrecer Desagregue la información en conceptos o estructuras de datos, identificando las entradas y las salidas que necesita el servicio de intercambio de información Para cada concepto identificado verifique si existe algún elemento de dato definido en el estándar que se pueda usar para la implementación del servicio. Para realizar esta verificación se debe consultar por nombre del elemento de dato o por los contextos en

23 22 que pueda estar clasificado (uso común, local, sectorial, proyectos o PDI) y tener en cuenta los siguientes criterios para decidir si el elemento se puede utilizar: La definición y la base jurídica del elemento de dato están alineadas con las reglas de negocio La estructura o formato del elemento está alineado con las reglas de negocio Las validaciones del elemento de dato están alineadas con las restricciones de negocio En caso de identificar que los datos de negocio no están definidos en el estándar o no cumplen con alguien criterio de la lista de chequeo, debe proceder a radicar una solicitud de servicio para que sea atendido por el operador del lenguaje común de intercambio de información Al finalizar la construcción del servicio de intercambio de información, solicitar al operador del lenguaje la verificación del uso del lenguaje de intercambio de información Consumo servicio de intercambio de información Indique la información que se va a consumir Indique los servicios de intercambio de información a través de los cuales va consumir la información. Si el servicio de información no está construido contacte a la organización que provee la información requerida para apoyarla en la definición del servicio de intercambio de información Si no está construido haciendo uso del lenguaje común de intercambio de información, contacte a la organización que provee la información requerida para que incluya dichas estructuras Si está construida, identifique las estructuras de entrada y salida de los servicios de intercambio de información a consumir Construya el cliente del servicio de estado de intercambio de información haciendo uso de sistema de notificación en línea. las estructuras de entrada y salida. Si usted recibe más información de la requerida, solo el haga uso de la información que necesite. Al finalizar la construcción del servicio de intercambio de información, solicitar al equipo de trabajo del lenguaje la verificación del uso del Lenguaje común de intercambio de Estado Notificación Sal. información sí el servicio proveedor no ha sido validado por el equipo de trabajo

24 Proceso de atención a una solicitud de servicio Proceso por el cual se atiende una necesidad de una entidad para agregar, modificar o suprimir elementos de dato del lenguaje común de intercambio de información Si la entidad tiene dudas sobre cómo utilizar el estándar, puede acceder al foro del lenguaje en donde puede encontrar dudas resueltas que otras entidades han tenido en su implementación Si necesita más información, puede acceder al servicio de soporte a través de correo electrónico, teléfono o el portal Pueden Solicitar charlas como: Charla ejecutiva: en esta charla se explica la estrategia de gobierno en línea y la implicación que el lenguaje tiene dentro de ella Charla de necesidad específica: en esta charla, se orienta a la entidad en cómo abordar una necesidad específica de intercambio y la forma más eficiente de usar el lenguaje 10.4 Software recomendado GEL XML 11. DIRECTORIO DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN En esta sección se va a tratar el significado de Servicios de Directorio, sus beneficios, su implementación y las diferencias frente a las demás tecnologías que se encuentran en el mercado, además una guía de cómo se implementar. Servicio de directorio (SD) Es una aplicación que se encarga de almacenar y organizar la información sobre los usuarios de una red de ordenadores y sobre los recursos de red que permite a los administradores gestionar el acceso de usuario a dicha red. Adicionalmente, es una infraestructura compartida de la información para localizar, manejar, administrar, y organizar los componentes y recursos comunes de una red, que pueden incluir volúmenes, carpetas, archivos, impresoras, usuarios, grupos, dispositivos, números de teléfono y otros objetos Un servicio de directorio sencillo es:

25 24 Utilizar los nombres como servicio para corresponder los nombres de los recursos de la red adicionando sus respectivas direcciones de red, es decir, con saber únicamente el nombre del recurso podrá acceder sin necesidad de recordar la dirección física Los directorios permiten localizar información, para ello definen que información se almacenará y en qué modo se organizará. Sin embargo, los directorios electrónicos difieren de estos directorios clásicos (que utilizan el papel como medio de transmisión). El Directorio es Dinámico. El primer problema de los directorios clásicos es que son estáticos, es decir, la información no se actualizar frecuentemente, algunos lo hacen anualmente, trimestralmente como los directorios telefónicos que hoy en día están desapareciendo. Esto implica mayor gasto en tiempo y dinero al tratar de conseguir los numero nuevamente de los afiliados al directorio. El Directorio es Flexible. La flexibilidad del Directorio electrónico se puede contemplar desde dos aspectos: Contenido Los datos almacenados en el Directorio son cualquier tipo de información que pueda se almacenada en un fichero. Esto permite ampliar la información almacenada, por ejemplo, podemos incluir la foto de la persona junto con su número de teléfono. El Directorio puede ser Seguro. Otra desventaja de los directorios clásicos es que el control al acceso es nulo, es decir, cualquier persona que tenga acceso físico a la guía tiene acceso a toda la información contenida en ella. Una desventaja de los directorios clásicos es que no puede controlarse el acceso, cualquier persona que tenga acceso físico a la guía tiene acceso a toda la información contenida en ella. El problema se encuentra en la forma en que se distribuyen estas guías, cualquier persona tiene acceso a ellas y por lo tanto a toda la información contenida en ellas. El Directorio es configurable. Otra desventaja de los directorios tradicionales se encuentra en que su contenido es genérico, por ejemplo, la revista con la programación televisiva, contiene la programación de las cadenas de ámbito nacional o autonómico. Algunas contienen las programaciones de las cadenas vía-satélite, pero, o lo hacen con referencias muy escuetas o el tamaño de la publicación la hace inmanejable

26 Para qué puede utilizarse el Directorio? Hay diferentes opciones por las cuales las organizaciones deberían utilizar un servicio de Directorio. Encontrar información: Una de las principales utilidades de los directorios ha sido la de buscar información, de hecho, el prototipo de directorio siempre ha sido la guía de teléfonos, en la cual los abonados se encuentran ordenados alfabéticamente. La ventaja de los directorios electrónicos está en que permiten una escalabilidad no disponible en los directorios tradicionales. Además, el hecho de ser directorios electrónicos permite acceder a la información contenida en ellos de maneras distintas a las tradicionales. Por ejemplo, se pueden realizar búsquedas por apellido, por dirección, teléfono, etc. Gestionar información. No basta con tener la información almacenada en un directorio electrónico, es necesario y muy importante que el directorio sea accesible desde todas las aplicaciones aptas para utilizarlo. Con el tiempo se darán cuenta que tener un directorio centralizado se encontrarán con varios directorios que deberán ser sincronizados y que acceden de maneras diferentes a los datos contenidos en dicho directorio, esto implica un mayor esfuerzo y un mayor uso de recursos. Aplicaciones de Seguridad. El servicio de directorio es el soporte ideal para la distribución de los certificados electrónicos personales, en concreto, el directorio resuelve dos problemas principales: La gestión de la infraestructura de clave pública: o Creación: Ya que permite incorporar al certificado los datos contenidos en el servidor LDAP. o Distribución: Ya que permite tener accesibles mediante un protocolo estándar los certificados electrónicos. o Destrucción: Ya que permite implementar la revocación de un certificado con la simple operación de borrado del certificado del servidor LDAP. El problema de la ubicación de los certificados. El directorio es el lugar natural donde los usuarios pueden acceder a los certificados de los restantes usuarios, de una manera cómoda y fácil de integrar con las restantes aplicaciones. Causalmente se confunde Directorio con Base de datos, por esto se van aclarar algunos conceptos y evitar futuras confusiones

27 Diferencias Directorio de servicios frente a las diferentes tecnologías que se encuentran en el mercado Directorio vs Bases de datos. Generalmente se describe un directorio como una base de datos, pero es una base de datos especializada cuyas características la apartan de una base de datos relacional de propósito general. Una de estas características especiales es que son accedidas (búsqueda o lectura) mucho más que actualizadas (escritura). Muchos usuarios pueden estar consultando el número de teléfono de una persona, o buscando una estación de trabajo con un programa concreto, pero generalmente tanto el número de teléfono de la persona, como los programas instalados en una estación no cambian con excesiva frecuencia. Por ello: Los directorios están optimizados para accesos en lectura, frente a las bases de datos convencionales, que se encuentran optimizadas para lectura y escritura. Los directorios están optimizados para almacenar información relativamente estática, por lo que no son recomendables para almacenar datos que cambian con frecuencia como por ejemplo la carga de una estación de trabajo Los directorios no soportan transacciones. Las transacciones son operaciones de base de datos que permiten controlar la ejecución de una operación compleja, de modo que dicha operación se completa totalmente o no se ejecuta en absoluto. Directorio vs Sistemas de ficheros. Los directorios están optimizados para almacenar pequeños fragmentos de información que puede estructurarse como entradas con diferentes atributos, en cambio, los sistemas de ficheros contienen archivos, a veces de tamaños superiores al gigabyte. Además, los sistemas de ficheros permiten acceder a un fichero y posicionarse dentro de él, sin embargo, los directorios a lo sumo permiten acceder a un atributo, pero no hay forma de posicionarse dentro de dicho atributo, que por lo tanto debe ser leído por completo. Directorio vs Web. Desde que apareció en escena el servicio de Web, se han desarrollado multitud de aplicaciones sobre este protocolo. Pero el servicio de Web está centrado en proporcionar un interfaz de usuario agradable, en ningún momento posee las capacidades de búsqueda que posee el servicio de directorio. Directorio vs DNS. El servicio DNS se encarga de la traducción de nombres de dominio a direcciones IP y viceversa. Tiene además una ligera similitud con el servicio de directorio, ya que ambos

28 27 proporcionan un interfaz de acceso a una base de datos jerárquica. Pero difieren en otros aspectos: El servicio DNS esta optimizado para realizar su cometido, es decir, la traslación de nombres de ordenadores a direcciones IP, mientras que los servidores de directorio están optimizados de forma más general. Es recomendable tener en cuenta este artículo para reforzar más los conceptos acerca de los Servicios de Directorios Software Recomendado IDERA SLA MANAGEMET 12. ACUERDOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN En esta sección se va a tratar el significado un ANS (Acuerdos de intercambio de información) o SLA (Service Level Agreements), sus beneficios, las diferencias y su implementación. ANS o SLA (Service Level Agreements) El ANS o SLA es una herramienta que ayuda al proveedor y cliente a llegar a un consenso en términos del nivel de calidad del servicio, en aspectos tales como tiempo de respuesta, disponibilidad horaria, documentación disponible, personal asignado al servicio, etc. Básicamente el ANS o SLA establece la relación entre ambas partes: proveedor y cliente. Un ANS identifica y define las necesidades del cliente a la vez que controla sus expectativas de servicio en relación a la capacidad del proveedor, proporciona un marco de entendimiento, simplifica asuntos complicados, reduce las áreas de conflicto y favorece el diálogo ante la disputa. Es una metodología para introducir e implementar expectativas razonables entre los clientes y proveedores. El SLA establece dos maneras de llevar la responsabilidad del servicio, los cuales son, que esta sea negociada o acuerdos mutuos. Es realmente un contrato de documentos operacionales y relaciones interpersonales, establece expectativas mutuas y provee un estándar para medir el desempeño Definiciones SLAS son SLAS no son

29 28 Un acuerdo a un alto nivel que define servicios y los niveles de servicios al que se intenta. Una declaración de los servicios disponibles en el departamento de TI Basado en la comprensión común de las necesidades del usuario (cliente) y capacidades de TI El resultado de colaboración de procesos de negociación Simple resumen de documentos Declaraciones en un lenguaje no técnico. Basado únicamente en las expectativas más altas posibles de servicio (clientes / usuarios), o los niveles más bajos posibles de garantía a capaz de servicio (IT) Una larga lista de detalles que no están muy de acuerdo a grandes listas formales y documentos Larga lista formal y técnica de documentos Técnica impenetrable o documentos lleno de jergas Términos de referencia, principio de acuerdo Documentos que son bien conocidos, usado e interpretado por TI y los usuarios Contratos Esto puede ser desarrollada como la organización desarrolla la experiencia SLA, y los procesos de maduración Documentos perdidos e ignorados Beneficios del SLA: Mejorar el servicio al Cliente: Usted encontrará que los tiempos de ciclo disminuyen dramáticamente Facilita la comunicación: El escritorio de servicios de TI podrá establecer expectativas del cliente de dos maneras. La primera, se pueden hacer referencia a los documentos de SLA para las definiciones de cómo se establecen las prioridades y el tiempo máximo de la mesa de servicio de TI tiene que resolver el caso. Segundo, ellos pueden hacer referirse a los informes periódicos de desempeño para informar a los clientes de cómo la organización está soportando

30 29 la situación actual. El tiempo promedio para resolver es generalmente mucho menor que la meta máxima del tiempo. Negociado y aceptado mutuamente: Puesto que los clientes y el centro de soporte se unieron para crear el SLA todos los clientes aceptarán más fácilmente el SLA. Acuerdos de documentos: Con el SLA se publicó en la intranet o en los folletos de los empleados, este de convierte en un acuerdo oficial Definir procedimientos: los procedimientos deben ser definidas y seguidas por tanto los grupos de servicios de TI y los empleados (es decir, sus clientes) Establecer un SLA 1. Comprender el compromiso de tiempo: No subestimar el tiempo y compromiso que implica este proceso. Usted en la organización necesita estar comprometido con la ejecución del SLA. Una vez se comienza el proceso, tu estas claramente definiendo sus servicios comprometiendo a sus clientes. La creación de un SLA no es solo la función en la mesa de servicios de TI porque esta no es solo un acuerdo entre la mesa de servicio de TI y los clientes que llaman para solicitar ayuda. 2. Entender las necesidades del cliente: volverse familiar con el cliente en las operaciones diarias, procesos y iniciativas de negocio. 3. Identificar participantes: Identificar todos los Stakeholders que pueden participar en la administración de procesos de servicios. 4. Conocer las métricas de apoyo actuales: la mayor objeción de los que reciben el servicio de usted es que se tome demasiado tiempo en la entrega del servicio. Si usted tiene los servicios tiempos de ciclo reales por nivel de gravedad, entonces estas dos objeciones tienden a desaparecer. 5. Conocer al Equipo: todos en un proyecto deben conocer al equipo de trabajo, deben conocer las metas y determinar tiempo de entrega Implementar el SLA 1. Pre-SLA: antes de anunciar el SLA, ejercer como si tuviera un SLA. Este incluye lo siguiente: o Entrenar la mesa de servicios TI. o Monitorear tiempo de respuestas para asegurar la conformidad del SLA. o Resolver casos en acuerdos con el SLA o Ajustes en las expectativas del cliente o Manejo de los procesos de negocio con la mesa de servicios y entre el segundo nivel. 2. Entrenando el resto de TI

31 30 a. Reuniones semanales. Por el primer mes, este es un beneficio reunirse con regularidad para encontrar manejar de mejorar las comunicaciones y el flujo de trabajo, ciclo de revisión de informes de tiempo y los informes de excepción. b. Grupo de servicio de retroalimentación: Preguntar otro grupo de servicios para revisar los casos y proponer niveles de seguridad. 3. Implementando con TI primero: a. Aplicar apropiadamente niveles de seguridad b. Escalar casos de acuerdo a las Reglas de SLA c. Reportar el rendimiento 4. Enviar el anuncio formal a los clientes: a. Propuestas de SLAs. b. Como serán aplicados los niveles de seguridad c. Responsabilidades de soporte en la organización d. Reportes de rendimiento Si es necesario conceptualizar más acerca de los acuerdos de niveles de servicio revisar la documentación correspondiente ce%20level%20agreements.pdf 12.4 Software Recomendado IDERA SLA MANAGEMET 13. MAPA DE INFORMACIÓN Definición El mapa de información es un esquema general que describe los mecanismos disponibles para el proceso de la información y para la formulación del conocimiento. En él se recoge la información sobre los documentos producidos por la empresa describiendo sus características esenciales y los criterios aplicables a lo largo de su ciclo de vida. La creciente producción de documentos en las organizaciones y la necesidad de contar cada vez más con información oportuna para la toma de decisiones, llevo al

32 31 establecimiento de mapas de información en todos los niveles con el fin de identificar, gestionar, recuperar, conservar, proteger y conservar la documentación producida por las empresas en el desarrollo de sus actividades o como complemento de ellas y de esta forma facilitar no solo la toma de decisiones para el negocio sino la circulación de la información en los diferentes niveles de la empresa, sin importar el medio de registro o la ubicación de la misma. Dentro de este escenario, las empresas pierden enormes cantidades de tiempo y esfuerzo en la búsqueda de información necesaria para la toma de decisiones. A lo anterior se suma el hecho de que son muy pocas las personas que conocen con precisión en donde se encuentra la información que ellos requieren. Clasificación Los mapas de información se pueden clasificar en 5 grupos, de acuerdo con las características de la información, el medio de registro, su ubicación y tratamiento. Mapas documentales: Se refiere a los documentos en papel que conserva la empresa y los cuales están representados en los archivos. Mapas de registro o datos: A través de estos se identifica la información procesada en aplicaciones y sistemas de información. Mapas de documentos electrónicos: Se caracterizan por determinar la ubicación de los documentos gestionados a través de aplicaciones ofimáticas. Mapas de conocimiento: Se constituyen por aquellos recursos de información basados en conceptos de inteligencia empresarial. Mapas de información externa: identifican aquella información de interés para la organización que se encuentra en el entorno externo como las bibliotecas, los centros de información y documentación, recursos web, bases de datos entre otros. Características Indicar los documentos que hay en la empresa Identificar a que funciones responden Determinar las personas o instancias que tienen atribuciones sobre los mismos Determinar cuál es su soporte Establecer dónde y cómo se puede localizar la información Establecer qué relación hay entre los sistemas de información y los documentos. Establecer qué relación tienen con las normas, políticas y procedimientos corporativos con los documentos. Determinar cuáles documentos tienen valor para el conocimiento de la empresa. Definir políticas de retención documental.

33 MIGRACION DEL DATO 14.1 OBJETIVOS Definir procesos que permitan apoyar la mejora de migración de los datos, a partir del Gobierno de Datos. Aplicar la migración del dato en la generación y mantenimiento de entornos operativos, y para análisis que requieren de una visión de negocio, tanto para identificar, extraer, transformar y cargar los datos clave del sector público en repositorios de propósito específico; como para adaptar los procesos de negocio a una gestión más unificada de los stakeholders, servicios, etc DESCRIPCIÓN Este proceso consiste en la transferencia de datos de un sistema a otro y suele tener lugar en momentos de transición provocados por la llegada de una nueva aplicación, un cambio en el modo o medio de almacenamiento o las necesidades que impone el mantenimiento de la base de datos corporativa. Las grandes Migraciones de Datos exigen contemplar múltiples factores clave de éxito que a su vez se pueden ver altamente interrelacionados entre sí. Estos factores deben controlarse desde la definición de la estrategia y mantener una visión global de la problemática durante todo el transcurso del proyecto. A su vez estos factores para grandes migraciones tienen que ver con los elementos que se presentan en la siguiente imagen

34 33 Figure 4 Factores de exito para la migración del dato Grandes Volumenes Origen complejo: Estructura Fundamental Tecnología Destino Complejo: Estructura Funcional Tecnología Calidad de datos Temporalidad Multiples Sectores Generalmente, una migración de datos se producto durante una actualización de hardware o la transferencia de un sistema existente a otro completamente nuevo. Hay tres opciones principales para llevar acabo la migración de datos: Combinar los sistemas de las dos empresas o fuentes en un nuevo Migrar uno de los sistemas a otro Mantener la integridad de ambos sistemas, dejándolos intactos, pero creando una visión común a ambos. Para llevar a cabo una migración de datos es necesario recorrer los siguientes pasos: Figure 5 Linea base para la migración del dato Planificació Analítica Selección de Testing Migració 1. Planificación: desde la definición de la estrategia y el alcance del proyecto hasta el análisis de viabilidad. 2. Analítica: considerando variables como la integridad, exactitud o consistencia de los datos a migrar y teniendo en cuenta las características de las bases de datos de origen y destino.

35 34 Entradas Salidas Identificación de instituciones de origen Identificación instituciones destino Motivadores de las operaciones de migración Análisis de los datos: o Situación Actual o Conversión o Formatos o Diccionario de migración o Plantillas o Mapeo de valores o Estándares de diseño y construcción 3. Selección de aplicación: puede desarrollarse de forma interna o adquirirse tras evaluar las distintas alternativas. 4. Testing: aplicación de los ciclos de pruebas a las aplicaciones que emplearán la base de datos. Entradas Salidas Estrategia de Migración Diccionario de la migración Plantillas ETL Criterios de Mapeo Programas de migración Documentos de guía de migración Certificación de intercambio Certificación/ acta de aceptación Informe de rendimiento Extrapolación para la ejecución final 5. Migración: comprende las etapas de extracción, transformación y carga.

36 35 Entradas Salidas Documentos de guía de migración Certificación de intercambio Certificación/acta de aceptación Informe de rendimiento Sistema en producción Informe de ejecución, cuadre y certificación LINEMIENTO ASOCIADO A LA MIGRACIÓN DEL DATO Acuerdos de intercambio de Información 15 Administración del dato maestro (MDM) 15.1 Qué son los datos Maestros? Los Datos Maestros son datos transversales a toda la organización que describen las entidades de negocio como ciudadano, institución, trámite, entre otros. Estos son compartidos por los diferentes sistemas de información de la institución. El formato y rango de valores de estos datos se establecen a partir de reglas del negocio y un único valor de la verdad. A partir de los datos maestros se tienen las dimensiones para realizar análisis Los Datos Maestros hacen referencia a: Individuos, organizaciones, y roles, ejemplo: stakeholders, ciudadanos, pacientes, proveedores, socios, empleados, contratistas, etc. Estructuras financieras, ejemplo: libros contables, centros de costo, etc. Ubicaciones, ejemplo: centros de atención, lugar de radicación, área de distribución, etc. Productos internos y externos: reportes de crecimiento, tablas de tarifas, impuestos, etc. Los datos maestros por lo general se pueden clasificar de esta manera 1 Definición de dato maestro

37 36 Figure 6 Clasificación de los datos maestros 15.3 Que es Gestión de datos maestros La gestión de datos maestros describe un conjunto de disciplinas, tecnologías y soluciones utilizadas para crear y mantener datos coherentes, completos, contextuales y precisos de todas las partes (usuarios, aplicaciones, almacenes de datos, procesos y socios). La MDM puede clasificarse según tres ópticas distintas: El ámbito de datos que se va a gestionar la funcionalidad que ofrecerá el sistema El marco que soportará el sistema Figure 7 Clasificación de gestión de datos maestros

38 37 QUÉ ACCIONES DEBE DESARROLLAR UNA ENTIDAD PARA IMPLEMENTAR LA ADMINISTRACIÓN DE DATOS MAESTROS? Principalmente, como se detalla en la ilustración anterior, la metodología de proyectos de la MDM utiliza las fases generales de definición, solución inicial y despliegue. Con el fin de desarrollar e implementar la Administración del Dato Maestro en la entidad, se considera como mínimo surtir los siguientes pasos 2 : Figure 8 Pasos para implementar la administración de datos maestros PASO1: Identificar brechas Objetivos Entradas Identificación de instituciones maestras Identificación de sistemas de origen Obtener victorias tempranas, es decir, beneficios rápidos, orientación de la inversión, el alcance y las personas clave; y medición real de calidad y mejoras concretas; que respalden la hoja de ruta del proyecto de MDM. Salidas Identificación de instituciones maestras, su ubicación en los sistemas origen Modelo CRUD 2 Guía administración del dato maestro: _recurso_pdf.pdf

39 38 Identificación de responsables de datos para cada institución maestra Modelo de roles y responsables Perfilamiento de datos, información y negocio Actividades 1. A partir de la identificación de las entidades maestras y de los sistemas origen, se procede a ubicar en forma matricial a cada una de las entidades de datos obtenidas en la identificación versus su ubicación en los sistemas de información de la institución. 2. Definir el Modelo CRUD de las instituciones maestras. 3. Identificar los responsables de instituciones maestras en concordancia con la realización de calidad del dato y sus estándares. 4. Identificar las áreas de organización implicadas: modelo de datos, calidad, administradores de base de datos y seguridad, entre otras. PASO 2: Mejorar calidad y gobierno de datos Objetivos Mejorar en más de un 50% en la calidad del dato empleada en los entornos operacionales. Entradas Salidas Perfilamiento de datos, Procesos de estandarización de información y negocio datos masivos Calidad de los datos maestros Modelo CRUD Normativas vigentes Actividades 1. Limpieza y proceso de unificación de stakeholders: análisis de la calidad de datos, enriquecimiento de datos hasta lograr el nivel de corrección requerido en los registros de instituciones de dato, así como las mejoras identificadas para optimizar la gestión de stakeholders. 2. Fusión de registros de stakeholders: integración y limpieza de datos asociados a una fusión, por ejemplo, número de registros de stakeholders coincidentes y número de correcciones en datos. 3. Realizar la trazabilidad y calidad de datos asociados a exigencias normativas. 4. Casuística de múltiples sectores e instituciones públicas.

40 39 PASO 3: Unificar procesos analíticos Objetivos Mejorar la segmentación y estrategia para entrega de servicios complementarios, y reducción del 50% del costo operativo en el lanzamiento de nuevos servicios. Salidas Unificación de servicios Centralización de servicios Entradas Servicios disponibles en el directorio Directorio de procesos analíticos utilizados en la institución Actividades 1. Unificación de stakeholders: cantidad de registros de normalizados, homogeneización de un porcentaje de los datos clave de los stakeholders y de la información de los grupos de interés, para establecer una posición en cada segmento. Los segmentos o categorías deben ser definidos por la Institución o área de gestionar la información en la institución. 2. Unificación y centralización de servicios: cantidad de entidades maestras configuradas, principalmente ligadas al directorio de servicios y al entorno para múltiples sectores e instituciones públicas. PASO 4: Integrar MDM Objetivos Incrementar en un 100% el valor entregado en las campañas de servicio. Salidas Plan de acción Entradas Identificación de stakeholders Ciclo de vida del dato Actividades 1. Entre las actividades para desarrollar este paso de la MDM se destacan: 1. Segmentación estratégica de los stakeholders. 2. Segmentación estratégica basada en el ciclo de vida del dato. 3. Definición de campañas de entrega que incrementan el valor con respecto a las campañas anteriores. 4. Identificación de los habilitadores y las palancas que permiten desplazar a los stakeholders de unos segmentos de valor a otros.

41 40 PASO 5: Rediseñar los procesos Objetivos Reducir en un 40% el costo operacional en la gestión de los datos maestros. Entradas Salidas Procesos de Administración de Rediseño de proceso de Datos Maestros. Administración de Datos Maestros. Actividades 1. Determinación del contexto para el Modelo Canónico de entidades maestras (stakeholder y posición en sectores y segmentos). 2. Diseño y construcción de un Modelo Canónico de entidades de negocio y servicios, que integre y exponga la información clave del sector público, para los stakeholders y sus entidades de datos asociadas. 3. Identificación de sectores del Estado colombiano, para establecer el Modelo en los diferentes despliegues de la MDM LINEAMIENTOS DEL MARCO DE REFERENCIA DE AE ASOCIADOS Los siguientes lineamientos del dominio de Información, del Marco de Referencia de AE para la Gestión de TI, son apoyados de manera directa por la guía: LI.INF.07 Directorio de servicios de Componentes de Información LI.INF.12 Hallazgos en el acceso a los Componentes de Información LI.INF.06 Lenguaje común de intercambio de Componentes de Información 16 CICLO DE VIDA DEL DATO 16.1 QUÉ ES EL CICLO DE VIDA DEL DATO? La gestión del ciclo de vida del dato se enfoca en asegurar el cubrimiento del enmascaramiento, reducción, archivado, y generación (para prueba) de los datos en la institución, soportando el nivel de autoservicio comprometido. Esta gestión es una práctica basada en políticas que se encarga del flujo de los datos de los sistemas de información a través de su ciclo de vida: desde la creación y el almacenamiento inicial, hasta el momento cuando se convierte en obsoleto y es eliminado. Adicionalmente, el ciclo de vida del dato es uno de los ámbitos principales del gobierno del dato (ver guía técnica) en la institución del sector público IBM 2016

42 41 Figure 9 Ciclo de vida del dato Considerando un nivel de madurez superior para el ciclo del dato, se define un dato orientado al autoservicio como aquel que: es predictivo, está alineado con procesos de negocio, viene dirigido a una audiencia por su contenido, responde vía servicio por demanda, y usa infraestructura requerida por demanda QUÉ FLUJO DE PASOS DEBE DESARROLLAR UNA INSTITUCIÓN PARA GESTIONAR EL CICLO DE VIDA DEL DATO? A fin de desarrollar e implementar la gestión del ciclo de vida del dato en la institución, se considera como mínimo ejecutar los siguientes pasos: 4 GUÍA MinTIC

43 42 Figure 10 Pasos para Gestionar el ciclo de vida del dato PASO 1: Generar Objetivos Identificar el origen del dato cuando entra en gestión del ciclo de vida Definir la especificación del dato para soportar el ciclo de vida. Entradas Salidas Sistema de información origen del dato Descripción detallada del dato detectado (negocio) Información recolectada desde el origen del dato (interno/externo) Especificación de nueva metadata para tipo de dato Actividades Metadata describiendo el origen del dato (arquitectura) Arquitectura del dato Identificar contexto de origen del dato, incluyendo sistemas, áreas organizacionales, normativa, requerimiento de negocio, etc. Generar metadata del dato con la especificación entregada dentro de la mejor práctica de arquitectura. Definir información para gestión del ciclo de vida del dato utilizando un lenguaje común de intercambio. Autoservicio del dato Identificar las operaciones que vuelven predictivo al dato. Identificar los puntos e donde se alinea el dato con procesos de negocio. Identificar las audiencias involucradas de acuerdo al contenido del dato. Identificar las necesidades de servicio por demanda para el dato. PASO 2: Evaluar

44 43 Objetivos Evaluar la pertinencia y calidad inicial del dato para gestionar ciclo de vida. Tomar la decisión de almacenar o descartar el dato en ciclo de vida Entradas Salidas Metadata del dato detectado Aprobación de dato para (arquitectura) almacenamiento o descarte. Descripción detallada del dato detectado (negocio) Reporte de características de calidad encontradas en dato evaluado para ciclo de vida. Acciones para especificar adicionalmente el dato antes de iniciar gestión del ciclo de vida. Actividades Calidad del dato Evaluar criterios y campos críticos para calidad del dato. Evaluar situaciones que implican depuración del dato. Evaluar capacidad para gestión de calidad del dato. Enmascaramiento de datos Evaluar situaciones que implican enmascaramiento del dato. Reducción (entornos o datos) Evaluar situaciones que implican reducción del dato y sus entornos. Archivado de datos Evaluar situaciones que implican conservación del dato en sus varios entornos. Autoservicio del dato Evaluar como soportar las operaciones que vuelven predictivo al dato. Evaluar los criterios de oportunidad, valor, y uso en donde se alinea el dato con procesos de negocio. Evaluar la interacción esperada con las audiencias involucradas para el contenido del dato. Evaluar el modelo de servicio por demanda para el dato. PASO 3: Clasificar Objetivos Clasificar para ciclo de vida según la naturaleza y metadata del dato (origen).

45 44 Aplicar requerimientos del ciclo de vida orientados al autoservicio del dato. Entradas Salidas Descripción detallada del dato detectado (negocio). Dato clasificado por metadata y con orientación al autoservicio. Metadata del dato detectado Referencia única de (arquitectura). clasificación del dato para Clasificación interna definida gestión de su ciclo de vida. para los datos. Requerimientos asociados al Reporte de características de autoservicio del dato calidad encontradas en dato consecuencia de la evaluado para ciclo de vida. clasificación.. Resultado de acciones adicionales para especificar dato e incorporarlo en ciclo de vida. Actividades 1. Arquitectura del dato Clasificar el dato según su naturaleza y metadata. Si existen datos que contemplen distintas naturalezas, ya que puede provenir de distintas fuentes, se debe crear la relación y almacenar dichas relaciones. 2. Ordenar el dato a través criterios clasificados tales como tiempo de creación o modificación, tiempo de último acceso o publicación, predecesores, alfabético por nombre, según flujo de procesos, etc. Los datos pueden llegar de formas aleatorias y se deben ordenar para maximizar su oportunidad y uso. 3. Calidad del dato 4. Catalogar los criterios y campos críticos para calidad del dato. Catalogar los parámetros para depuración el dato. 5. Enmascaramiento de datos Catalogar campos para enmascaramiento del dato. 6. Reducción (entornos o datos) Catalogar tipos para reducción del dato y sus entornos. 7. Archivado de datos Catalogar plataformas y herramientas que implican conservación del dato. PASO 4: Analizar Objetivos Analizar el dato, previo uso por consumidores, en los ejes del ciclo de vida: enmascaramiento,

46 45 reducción, archivado, generación, y autoservicio. Establecer los requerimientos finales que definen el ciclo de vida del dato considerado. Entradas Salidas Dato clasificado por metadata y Reporte final de ejes del ciclo de con orientación al autoservicio. vida del dato considerado. Referencia única de clasificación Anexo técnico con del dato para gestión de su ciclo requerimientos específicos para de vida. ciclo de vida del dato Requerimientos asociados al considerado. autoservicio del dato consecuencia de la clasificación. Actividades 1. Arquitectura del dato 1.1. Realizar las interpretaciones a la metadata del dato para acotar las posibles interpretaciones que el usuario realiza a la forma como se estructura el dato, por ejemplo, el formato de la fecha o los campos obligatorios Definir si el dato posee los roles y las responsabilidades para custodia de la información del dato. 2. Calidad del dato 3. Analizar los criterios, campos críticos, y necesidades de depuración pertinentes en calidad para gestión del ciclo de vida. 4. Enmascaramiento de datos 5. Analizar las estrategias pertinentes para enmascaramiento del dato. 6. Reducción (entornos o datos) 7. Analizar las estrategias existentes para reducción del dato y sus entornos. 8. Archivado de datos 9. Analizar las estrategias definidas para conservación del dato en sus varios entornos. 10. Autoservicio del dato 11. Analizar relaciones del dato con otros aplicativos. 12. Revisar el manejo de la solicitud de extracción de datos en producción para el dato. 13. Analizar las audiencias involucradas para el contenido del dato y la normativa de acceso.

47 46 PASO 5: Rediseñar los procesos Objetivos Definir operaciones aplicables al dato con respecto a los ejes del ciclo de vida aceptados. Realizar modificaciones sobre sistemas, entornos, e infraestructura de información resultado de los requerimientos finales para ciclo de vida del dato. Entradas Salidas Reporte final de ejes del ciclo de vida del dato considerado. Anexo técnico con requerimientos específicos para ciclo de vida del dato considerado. Políticas de la institución para sistemas, entornos, e infraestructura. Definición de cada operación aplicable al dato en su gestión del ciclo de vida. Ajuste de políticas de la institución para considerar requerimientos de ciclo de vida del dato en sistemas, entornos, e infraestructura. Actividades 1. Arquitectura del dato 1.1. Modificar la definición del dato a partir de las posibles operaciones que se realizan sobre este. Estas operaciones se pueden realizar sobre los datos cuantitativos: sumas, restas, porcentajes, y los no cuantitativos: conteos por reglas de negocio Definir características mínimas de presentación de los datos, tales como: formato, nivel de acceso, difuminación de valor, entre otros Definir reglas de negocio que permitan dar significancia a los datos, a través de agrupaciones de tipo funcional, y características de publicación. 2. Calidad del dato 2.1. Implementar tareas para aseguramiento y depuración de calidad durante el ciclo de vida del dato. 3. Enmascaramiento de datos 3.1. Implementar estrategias y herramientas para tratamiento del enmascaramiento del dato. 4. Reducción (entornos o datos) 4.1. Implementar los tipos de entorno y las variantes del dato resultado de la reducción para el ciclo de vida.

48 47 PASO 6: Consolidar Objetivos Consolidar los ambientes técnicos impactados por el ciclo de vida del dato considerado. Abordar los requerimientos para anonimización del dato en su ciclo de vida. Entradas Salidas Normativa para anonimización de datos en sector público. Ajuste de políticas de la institución para considerar requerimientos de ciclo de vida del dato en sistemas, entornos, e infraestructura. Medición de operaciones sobre sistemas, entornos, e infraestructura para soportar requerimientos de ciclo de vida del dato. Reporte de consolidación de entornos para ciclo de vida del dato. Definición de enmascaramiento del dato por entorno adoptado para ciclo de vida. Implementación de requerimientos en entornos adoptados para el ciclo de vida del dato. Actividades 1. Enmascaramiento de datos Optimizar alternativas para tratamiento del enmascaramiento del dato. 2. Reducción (entornos o datos) Reducción coherente del volumen de entornos no productivos en donde se gestiona el ciclo de vida del dato. Incluye generación de datos para prueba. 3. Consulta de datos extraídos y solicitud de carga en entorno definido Carga de datos en entorno seleccionado teniendo en cuenta la reducción de campos, tipos, y valores Archivado de datos 3.3. Consolidación y virtualización de los mecanismos para realizar la conservación del dato PASO 7: Conservar Objetivos Almacenar la información asociada al dato según los requerimientos de la gestión de su ciclo de vida. Reportar información resultado del autoservicio del dato en

49 48 repositorios y sitios para evaluación de uso, creación de valor, y mantenimiento de trazabilidad. Entradas Salidas Reporte de consolidación de Reportes de almacenamiento y entornos para ciclo de vida del conservación periódica de dato. información del dato en entornos Definición de enmascaramiento e infraestructura. del dato por entorno adoptado Pruebas de existencia de la para ciclo de vida. conservación del dato para Implementación de continuidad, replicación, análisis requerimientos en entornos histórico, etc. adoptados para el ciclo de vida del dato. Actividades 1. Enmascaramiento de datos Conservación de opciones de enmascaramiento para el dato. 2. Reducción (entornos o datos) 2.1. Conservación de configuración de entornos no productivos en donde se gestiona el ciclo de vida del dato Conservación de la reducción de campos, tipos, y valores del dato por entorno seleccionado. 3. Archivado de datos 3.1. Almacenar los datos en su forma atómica: nivel de granularidad mínima Almacenar las transformaciones aplicadas sobre el dato Almacenar los datos bajo clasificaciones y agrupaciones realizadas LINEAMIENTOS DEL MARCO DE REFERENCIA DE AE ASOCIADOS Los siguientes lineamientos del dominio de Información, del Marco de Referencia de AE para la Gestión de TI, son apoyados de manera directa por la guía: LI.INF.06 Lenguaje Común de Intercambio de componentes de información. LI.INF.08 Publicación de los servicios de intercambio de componentes de información LI.INF.06 Lenguaje común de intercambio de Componentes de Información 17 GUÍA MAPA DE INFORMACIÓN

50 49 El mapa de información de la institución está conformado por el conjunto de flujos de información internos y externos. La identificación de los flujos de información permite a una institución conocer la información que actualmente intercambia con otras instituciones y actores, y como fluye la información al interior. El levantamiento de los flujos de información se debe realizar a partir de la separación lógica de la información que apoya la institución. Teniendo en cuenta la información que proviene de otras instituciones, sectores, personas (que en adelante, se llamarán actores). La separación lógica se debe realizar a nivel de información entrante y saliente. La taxonomía propuesta para realizar los flujos del mapa de información se presenta en la siguiente Imagen: 5 Figure 11 Pasos para implementar el mapa de información PASO1: identificar fuentes y flujos de información existente Objetivos Seleccionar y describir el mapa de información que se va a construir, sea este una complementación sobre uno ya 5 Guía Mapa de información

51 50 existente, o una nueva instancia sobre la cual se incorporen flujos de información. Entradas Salidas Mapas previos de información Mapa de información Normativa de seguridad y institucional o sectorial acceso a la información Requerimientos para diseñar el Inventario de activos de mapa de información Plan de información Requerimientos ejecución para construir el mapa solicitados para flujos de de información información Actividades Determinar si el mapa de información a construir es una nueva instancia, recreación, o una evolución de un mapa previo. Producto o evidencia: flujos de información que se mantienen en el mapa. Inicializar los dominios generales de contenido del mapa de información. El dominio de contenido agrupa los atributos relacionados con un tema pertinente al mapa y sus flujos. La inicialización establece los valores defecto de cada atributo involucrado. Producto o evidencia: dominio de Propósito, y dominio de Institución, con valores defecto. Diligenciar el dominio de Propósito con base en el requerimiento expuesto por un equipo responsable de construir el mapa de información (ej.: atributos de versión y requerimientos). Producto o evidencia: dominio de Propósito, con valores anotados. Diligenciar el dominio de Institución con base en el requerimiento expuesto por un equipo responsable de construir el mapa de información (ej.: atributos de contexto, organización, y custodio). Producto o evidencia: dominio de Institución, con valores anotados. Inicializar otros dominios de contenido específico del mapa de información (ej.: flujos de información). Producto o evidencia: dominio de contenido especial, con valores defecto. PASO 2: Evaluar Objetivos Realizar los cambios en los atributos, reglas, normativas, y otros temas de anotación asociados con los componentes del mapa de información. Realizar las definiciones necesarias en el mapa de información considerando las

52 51 necesidades en los procesos de consumo y producción asociados con los flujos, como resultado de la carga detallada de información disponible para construcción Entradas Salidas Mapa de información inicializado Mapa de información diseñado Requerimientos para diseñar el Documento de criterios de mapa de información Plan de anotación requeridos para ejecución para construir el mapa construir el mapa de información de información Fuentes oficiales Documento de soporte de para documentar flujo de eventos extraordinarios en información anotación Actividades Considerar y ajustar los atributos mínimos a construir del mapa de información. Estos atributos representan, por ejemplo, el inventario de contenido para un flujo de información. Producto o evidencia: dominios de contenido y sus atributos actualizados. Generar nueva instancia del mapa de información sobre la cual se carga en forma estandarizada y regulada el detalle de los flujos de información de la institución. En este momento, los nuevos atributos adicionados a un dominio se convierten en mínimos. Producto o evidencia: mapa de información actualizado. Desarrollar las tareas de cargue / anotación de información en cada atributo mínimo del mapa de información diseñado, utilizando las fuentes oficiales, los criterios de anotación actualizados, y el plan definido para el mapa. Definir para cada flujo de información incorporando, la información recopilada en la institución sobre dominios del mapa de información. Los flujos son entrantes, salientes, e internos. El mapa está conformado por agrupaciones de atributos, en donde se realizan definiciones específicas. Estos son: Origen del intercambio: Institución externa u área productora de la información Destino del intercambio: Institución externa u área que recibe la información Información del intercambio Característica del intercambio: Esquema de intercambio de la información (web service, archivo plano, interface, archivo de Excel, entre otro) Característica del intercambio: Periodicidad Acuerdos y restricciones PASO 3: Clasificar Objetivos Compartir las definiciones asociadas al mapa de

53 52 información con actores participantes en sus flujos. Entradas Salidas Mapa de información diseñado Mapa de información verificado Plan de ejecución para construir Informe de verificación del mapa el mapa de información. de información Documento de criterios de anotación requeridos para construir mapa de información. Documento de soporte de eventos extraordinarios en anotación Inventario de activos de información Fuentes oficiales utilizadas para documentar flujo de información Actividades Verificar el plan de ejecución acordado para el mapa de información (ej.: indicadores, actividades). Producto o evidencia: Lista de chequeo para plan. Verificar la calidad en anotación de COM-INF (ej.: indicadores, normalización). Producto o evidencia: Lista de chequeo para calidad. Verificar la aplicabilidad de los criterios de anotación (ej.: indicadores de seguridad de información, reglas y normativa, conceptos y términos, áreas y organizaciones en la función pública). Producto o evidencia: Lista de chequeo para criterios. Verificar la coherencia de los flujos de información definidos. Verificar cumplimiento de requerimientos iniciales para construir los flujos. Verificar el porqué del intercambio de información, si se encuentra enmarcada bajo algún marco interadministrativo (obligatoriedad de la entrega de información). En flujo entrante Verificar cumplimiento de requerimientos de oportunidad y valor. Verificar cumplimiento de políticas públicas y normativa GEL (lenguaje común de intercambio) de institución y área. Verificar cumplimiento de requerimientos para recepción. En flujo saliente Verificar cumplimiento de requerimientos para acceso de información (actualización mensual). Verificar conformidad con políticas públicas y normativa GEL / datos abiertos (lenguaje común de intercambio) de institución y área. Verificar cumplimiento de requerimientos para envío

54 53 PASO 4: Integrar MDM Objetivos Representar las definiciones asociadas al mapa de información utilizando herramientas de software y estándares. Entradas Salidas Mapa de información verificado Mapa de información graficado Plan de ejecución para construir el mapa de información Actividades Anotar los flujos de información en forma gráfica. Las notaciones gráficas que se deben manejar para documentar los flujos de información deben ser definidas por la Dirección de Estándares y Arquitectura de TI. Las notaciones de instituciones / áreas se diferencian entre las que entregan y las que reciben información. PASO 5: Rediseñar los procesos Objetivos Aceptar las definiciones asociadas al mapa de información. Asegurar la publicación del mapa de información final, al ser aceptado y registrado. Entradas Salidas Informe de verificación del mapa de información Mapa de información graficado Plan de ejecución para construir el mapa de información Acta de aprobación del mapa de información Mapa de información final Anexos técnicos de soporte al mapa de información Referencia del mapa en portal de información Actividades Realizar ajuste menor por informe de verificación del mapa de información (ej.: formato de atributo, valor enmascarado o normalizado). Producto o evidencia: mapa de información graficado y mejorado. Convocar el equipo de aprobación según plan del mapa de información (ej.: agenda y rol a desempeñar). Producto o evidencia: agenda de convocatoria para aprobar el mapa de información. Empaquetar anexos de soporte técnico asociados al mapa de información (ej.: diagramas con notación estándar, listas de chequeo, requerimientos). Producto o

55 54 evidencia: anexos técnicos de soporte al mapa de información. Generar acta de participantes en validación del estado final del mapa de información (ej.: roles desempeñados). Producto o evidencia: acta de participantes para aprobación del mapa de información. Dejar registro del equipo aprobador y su decisión (ej.: incorporar las actas en los sistemas de registro para consulta y trazabilidad). Referencias Migración del Dato Administración del dato M. Mosley. Functional Framework. The Data Management Association. DAMAData Management Body of Knowledge - DMBOK. Versión (2008). Oracle. Overview: Master Data Management. An Oracle White Paper (2016). [Online]. Disponible en: [2014: octubre]. Guía administración del dato del MinTIC (2016) 18.GOBIERNO DEL DATO Cuando el gobierno de datos es deficiente o simplemente se carece de él, los datos no se integran en un concepto holístico del conocimiento de la información y su control, que entonces se realiza por departamentos o por sistemas, se convierte en una tarea pendiente. Por lo tanto, se pierde ese enfoque o visión general, esenciales para lograr una necesaria coherencia. 6 "Los datos son el activo más importante de una organización y, sin normas y sin calidad de datos, la organización no funciona", apunta Valeh Nazemoff El Gobierno de Datos en general, puede ser percibido por las instituciones desde la perspectiva de la eficiencia operacional o desde la gestión de conocimiento del ciudadano a partir de los COM-INF de los procesos de la institución. Además, puede ser entendido como garantía para los procesos de transformación descritos a continuación: Eficiencia operativa (valor para TI): flujos de datos más eficientes, menos incidencias y rechazos por calidad de datos; trazabilidad, reutilización de Componentes, robustez de las soluciones y rendimiento. 6

56 55 Conocimiento del dato (valor para la función pública): visión integrada y unificada 360º del ciudadano y grupos de interés, campañas mejor orientadas, convergencia, control de datos sensibles y coherencia de datos. Uso de información (valor en la transformación): se refiere al uso de información de calidad en los procesos o iniciativas de migración / fusión de datos hacía una institución convergente, multicanal y con una oferta simplificada. Facilitando con esto la gestión de la transformación y el proceso de migración de datos. Como base fundamental del Gobierno del Dato, las instituciones deben optar por seguir una gestión adecuada en los siguientes ámbitos: Gobernanza de datos Calidad de datos Migración de datos Ciclo de vida de datos Administración de datos maestros Con estos ámbitos se busca garantizar para el dato una definición a nivel del sector público y de la institución, y organizar el uso eficiente del mismo dentro de la institución. Estos diferentes ámbitos deben mantener una visión transversal con la misión del sector público y TI, deben contar con roles y procesos específicos de Gobierno del Dato. Gobernanza de datos: Es el ámbito enfocado en identificar los custodios y consumidores del dato, y en ejecutar los requisitos relacionados de cumplimiento y responsabilidad. Calidad de datos: Es el ámbito enfocado en el aseguramiento de la calidad para garantizar la prestación de servicios de información e institucionales, a través de la identificación y propuesta de mejoras, la modificación del modelo operativo y la actualización y verificación del cumplimiento de los indicadores de calidad definidos para el dato. Migración de datos: Es el ámbito enfocado en el desarrollo de procesos de migración de información, lo cual garantiza y asegura la normatividad implantada y establece como punto de partida la gestión de los datos en la institución. Ciclo de vida de datos: Es el ámbito enfocado en asegurar el cubrimiento del enmascaramiento, reducción y archivado de los datos en la institución, soportando el nivel de autoservicio comprometido. Administración de datos maestros: Es el ámbito enfocado en el conjunto de procesos y herramientas que define y gestiona de forma consistente las entidades de dato no transaccionales de una institución del sector público. En este sentido, esta administración busca recopilar, agregar, identificar, asegurar la calidad, la persistencia y distribuir los datos de forma uniforme en dicho contexto.

57 56 Figure 12 Ámbitos del gobierno del dato 18.1 Beneficios Ámbitos del Gobierno del Dato Arquitectura del datos Coherencia en los conceptos y datos manejados Tiempos de puesta en producción menores Calidad del dato Información de mejor calidad en los procesos de atención a los stakeholders Segmentaciones más confiables y precisas Mejor conocimiento para definir estrategias Reutilización de componentes de manejadores de repositorios y bases de datos tales como servicios e interfaces Tiempo de procesamiento optimizados en políticas o normas Reducción de rechazos en el tratamiento de información

58 57 Custodia del dato en torno a los stakeholders Gestores de dato: Responsabilidades claras de las diferentes áreas, instituciones y sectores Visión Única Información precisa sobre los stakeholders para orientar: Segmentaciones Calcular el valor de la información Ciclo de vida Foco en los flujos y las casuísticas de información vigente y relevante Aprovisionamiento Reducción del tiempo de provisión Facilidad para ordenar la gestión de la demanda Mejor identificación de usuarios clave y de etapas de requerimientos mas eficaces Punto de referencia para habilitar mecanismos de regularización del dato más directos y rápidos Consolidación de información no intrusiva respetando las estrategias de evolución Posibilidad de implementar políticas de archivado que hagan más eficiente la explotación del dato liberando recursos Gestión de interfaces homogénea y centralizada Control de la trazabilidad del dato

59 58 Gestión de la demanda Ventanilla única de peticiones de información Reutilización de componentes Priorización y planificación alineada con necesidades del sector público 18.2 Flujo de pasos del gobierno del dato A fin de desarrollar e implementar el gobierno del dato en la institución, se considera como mínimo ejecutar los siguientes pasos: Figure 13 Pasos para implementar el gobierno del dato Paso 2: Identificacion Objetivos Identificación de datos maestros y definición de metadatos funcionales para soporte del dato a gobierna. Entradas Salidas Descripción de objetivos, metas, funciones, procesos, productos, organizaciones, etc. de la institución (Arquitectura Misional). Inventario de activos de información de la institución. Caracterización de datos maestros de la institución y reglas de validación funcional para el dato a gobernar. Caracterización de metadatos para el dato a gobernar.

60 59 Mapa de información de la institución y mapa de información sectorial (si existe). Caracterización de matriz CRUD. Actividades 1. Enfoque de Administración del dato maestro: Identificar el uso de los datos maestros en los directorios de componentes de información y en los sistemas de información asociados con el dato a gobernar (ej.: maestro de instituciones por sector, maestro de servicios de salud al ciudadano, entre otros). Ver guía técnica de administración del dato maestro. Producto o evidencia: Directorio de datos maestros se crea para gestionar unificación. 2. Enfoque de Arquitectura del dato: Identificación de metadatos para el dato a gobernar (ej.: atributo de custodio, de responsabilidad asumida, de procedimiento en ciclo de vida, entre otros). Producto o evidencia: El Directorio de metadatos se crea para gestionar atributos. 3. Enfoque de Custodia del dato: Identificación de responsables para cada dato maestro, y de áreas implicadas (grupo de modelado y calidad de datos, administradores de bases de datos, equipo de seguridad de información, entre otros), asociadas con el dato a gobernar (ej.: rol de administrador de datos para maestro de ciudadanos en riesgo, rol de publicación para área de comunicaciones, entre otros). Producto o evidencia: La Matriz de Roles y Responsabilidades se crea para gestionar custodia. Planeación de medidas de gobierno de datos para el dato a gobernar (ej.: principio de acceso a la información, política de privacidad de la información, entre otros). Producto o evidencia: El Plan de gobierno se crea para gestionar principios, políticas, lineamientos, proyectos, etc. 4. Enfoque de Calidad del dato identificación de fuentes, atributos, e indicadores asociados con el dato a gobernar (ej.: completitud, precisión, entre otros). Paso 2: Identificación Objetivos Revisión del tratamiento de datos maestros en procesos de la institución y flujos de sistemas (modelo CRUD tanto en procesos tipo on-line como batch o a terceros) del dato a gobernar. Revisión de la granularidad de la

61 60 información, actualizaciones y periodicidades e historia del dato a gobernar. Entradas Salidas Caracterización de los datos a Artefacto de análisis sobre el ser gobernados control de flujos de datos, Mapa de sistemas de operacionales, informacionales, información de la institución. on-line, batch, backups, etc. Datos maestros asociados con el dato a gobernar. Reporte de análisis en datos maestros, arquitectura de COM- Apoyo de equipos de desarrollo. INF, custodia, calidad, demanda, Apoyo de áreas de función y y aprovisionamiento. mapa de procesos Actividades 1. Enfoque de Administración del dato maestro: Análisis en procesos y flujos para consolidar visión única del dato a gobernar (ej.: aceptación del registro, normalización, entre otros). Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de áreas de la organización. 2. Enfoque de Arquitectura del dato: Análisis de metadatos para entender estructura y atributos del dato a gobernar (ej.: relación entre atributo para seguridad de información con roles habilitados para consultarlo, entre otros). Producto o evidencia: El Modelado de análisis se utiliza para responder preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de articulación de atributos. 3. Enfoque de Custodia del dato: Análisis de responsables para cada dato maestro a gobernar (ej.: el rol de custodia está asignado, cuantos datos maestros administra el mismo rol, entre otros). Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de responsabilidad en datos maestros. Análisis para determinar modelo de relación y flujo entre áreas del dato a gobernar (ej.: extracción y transformación de información en dirección, áreas que toman decisiones inmediatamente se publica, entre otros). Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de áreas de la organización. 4. Enfoque de Calidad del dato:

62 61 Análisis para determinar modelo de relación y flujo entre áreas del dato a gobernar (ej.: extracción y transformación de información en dirección, áreas que toman decisiones inmediatamente se publica, entre otros). Producto o evidencia: La Hoja de análisis se utiliza para responder preguntas sobre la definición actual del dato, cubriendo el tema de áreas de la organización. 5. dentificación de fuentes, atributos, e indicadores asociados con el dato a gobernar (ej.: completitud, precisión, entre otros). Paso 3: Perfilamiento Objetivos Perfilamiento de datos, de información y de la función pública. Entradas Salidas Reporte de análisis de los datos maestros, arquitectura de COM- INF, custodia, calidad, demanda, y aprovisionamiento de los datos. Identificación de flujos de datos entre sistemas. Administradores de bases de datos y equipos de desarrollo. Indicadores de calidad y normalización de datos. Reporte de perfilamiento de datos, arquitectura de COM-INF actualizada, custodia, calidad, demanda, y aprovisionamiento. Actividades 1. Enfoque de Administración del dato maestro: Perfilado en uso y en apropiación para el dato a gobernar (ej.: sincronizaciones de datos con apoyo de herramienta MDM, volumen de instituciones de dato normalizadas, entre otros). Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar avance en datos maestros contabilizando las instancias de datos maestros utilizadas. 2. Enfoque de Arquitectura del dato: Perfilado en apropiación de metadatos por productores y consumidores del dato a gobernar (ej.: diversidad de valores en atributo de productor, atributo de área del consumidor en blanco, entre otros). Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar avance en consumo contabilizando las instancias de metadatos diligenciadas. 3. Enfoque de Custodia del dato: Perfilado en implicación de roles y responsabilidades en proyectos de transformación asociados con el dato a gobernar (ej.: uso por fase de R. La marca de Arquitectura TI Colombia se encuentra en proceso de registro

63 62 ante la Superintendencia de Industria y Comercio, bajo la propiedad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 27 Gobierno del dato Guía Técnica proyecto de rol de custodia, introducción de nuevo rol para publicación, entre otros). Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar avance en cambio organizacional contabilizando las instancias RACI utilizadas. 4. Enfoque de Calidad del dato: Perfilado y reporte alrededor de atributos de calidad del dato a gobernar (ej.: completitud de atributos de gobierno diligenciados, veracidad de disponibilidad de roles asignados, entre otros). Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar avance en calidad contabilizando las instancias de atributo encontradas. Paso 3: Perfilamiento Objetivos Perfilamiento de datos, de información y de la función pública. Entradas Salidas Reporte de análisis de los datos maestros, arquitectura de COM- INF, custodia, calidad, demanda, y aprovisionamiento de los datos. Identificación de flujos de datos entre sistemas. Administradores de bases de datos y equipos de desarrollo. Indicadores de calidad y normalización de datos. Reporte de perfilamiento de datos, arquitectura de COM-INF actualizada, custodia, calidad, demanda, y aprovisionamiento. Actividades 5. Enfoque de Administración del dato maestro: Perfilado en uso y en apropiación para el dato a gobernar (ej.: sincronizaciones de datos con apoyo de herramienta MDM, volumen de instituciones de dato normalizadas, entre otros). Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar avance en datos maestros contabilizando las instancias de datos maestros utilizadas. 6. Enfoque de Arquitectura del dato: Perfilado en apropiación de metadatos por productores y consumidores del dato a gobernar (ej.: diversidad de valores en atributo de productor, atributo de área del consumidor en blanco, entre otros). Producto o

64 63 evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar avance en consumo contabilizando las instancias de metadatos diligenciadas. 7. Enfoque de Custodia del dato: Perfilado en implicación de roles y responsabilidades en proyectos de transformación asociados con el dato a gobernar (ej.: uso por fase de R. La marca de Arquitectura TI Colombia se encuentra en proceso de registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio, bajo la propiedad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 27 Gobierno del dato Guía Técnica proyecto de rol de custodia, introducción de nuevo rol para publicación, entre otros). Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar avance en cambio organizacional contabilizando las instancias RACI utilizadas. 8. Enfoque de Calidad del dato: Perfilado y reporte alrededor de atributos de calidad del dato a gobernar (ej.: completitud de atributos de gobierno diligenciados, veracidad de disponibilidad de roles asignados, entre otros). Producto o evidencia: El Reporte de perfilado se utiliza para presentar avance en calidad contabilizando las instancias de atributo encontradas. Paso 4: Definición Objetivos Definición de responsables para la definición, medición, monitorización y planificación de acciones correctivas y preventivas de tratamiento de datos. Definición de normativas de codificación, control de acceso, calidad de datos. Definición de normativas de reglamentación y unificación de datos entre sistemas. Entradas Salidas Reporte de análisis en dato maestro, arquitectura, custodia, calidad, demanda, y aprovisionamiento. Áreas de función. Áreas de seguridad. Responsables y roles implicados en el gobierno de datos: definición, medición, y reglamentación.

65 64 Responsables de gobierno de datos en TI. Soporte de áreas de la función pública y TI. Equipos de desarrollo. Áreas de TI. Salidas o resultados de los pasos anteriores Programa de actividades preventivas, correctivas y auditoras. Normativas de codificación, control de acceso, y calidad de datos, a ser implantadas en entornos legados, migraciones y auditorías de gobierno de datos. Reglas de unificación y nivelación de datos entre sistemas, a implementar en entornos operacionales (preventivos) y procesos de reglamentación de datos (actividades de gobierno de datos). Actividades 1. Enfoque de Administración del dato maestro: Definir el dato maestro en el sector público asociado con el dato a gobernar (ej.: nuevo maestro de riesgo, entre otros). Producto o evidencia: El Directorio de datos maestros se utiliza para definir una mayor especificación del dato, cubriendo el tema de visión única (precisa y veraz). 2. Enfoque de Arquitectura del dato: Extensión de metadatos con control de lenguaje común utilizado sobre el dato a gobernar (ej.: adición de atributo para versiones publicadas, entre otros). Producto o evidencia: El Directorio de atributos se utiliza para definir una mayor especificación del dato, cubriendo el tema de gobierno. 3. Enfoque de Custodia del dato: Perfilado en implicación de roles y responsabilidades en proyectos de transformación asociados con el dato a gobernar (ej.: uso por fase de R. La marca de Arquitectura TI Colombia se en